Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài chi tiết từ A-Z cập nhật 2026

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp xuất khẩu, chủ shop online và cá nhân khi có nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế. Việc nắm vững các thủ tục chuẩn mực không chỉ giúp quá trình vận chuyển suôn sẻ mà còn tránh được những rủi ro như hàng bị giữ tại cửa khẩu, chậm trễ giao hàng hay phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Bài viết này, Nhật Minh Express sẽ hướng dẫn chi tiết gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì, gửi hàng đi nước ngoài bằng cách nào, cùng toàn bộ quy trình 7 bước chuẩn quốc tế để bạn tự tin vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài một cách nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm nhất.

Tổng quan về thủ tục gửi hàng đi nước ngoài

Thủ tục gửi hàng quốc tế là tập hợp các quy trình, giấy tờ và yêu cầu pháp lý mà người gửi cần thực hiện để vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang các quốc gia khác. Khác với gửi hàng nội địa đơn giản, vận chuyển quốc tế phải trải qua nhiều khâu kiểm soát chặt chẽ bao gồm khai báo hải quan xuất khẩu tại Việt Nam, vận chuyển xuyên quốc gia và thông quan hải quan nhập khẩu tại nước đích.

Ba yếu tố ảnh hưởng đến thủ tục gửi hàng đi nước ngoài là loại hàng hóa (tài liệu, hàng thường, hàng đặc biệt…), quốc gia đích (mỗi nước có quy định riêng về hải quan, thuế nhập khẩu), và phương thức vận chuyển (đường hàng không nhanh nhưng đắt, đường biển chậm nhưng rẻ). Hiểu rõ những yếu tố này giúp bạn chuẩn bị giấy tờ phù hợp và lựa chọn phương án vận chuyển tối ưu.

Việc nắm vững thủ tục gửi hàng quốc tế sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

• Thứ nhất, tiết kiệm thời gian thông quan vì hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp hải quan xử lý nhanh hơn.
• Thứ hai, tránh được rủi ro hàng bị giữ lại do khai báo sai hoặc thiếu chứng từ.
• Thứ ba, giảm thiểu chi phí phát sinh từ phí lưu kho, phạt khai báo sai hay phí xử lý hồ sơ bổ sung. Cuối cùng, đảm bảo hàng đến tay người nhận đúng hạn và an toàn.

Giấy tờ và chứng từ cần chuẩn bị khi gửi hàng đi nước ngoài

Tùy vào tính chất người gửi là cá nhân hay doanh nghiệp mà các giấy tờ chứng từ thủ tục sẽ cần được chuẩn bị khác nhau:

Những giấy tờ thủ tục cơ bản cho khách hàng cá nhân

Đối với cá nhân gửi hàng đi nước ngoài tại TPHCM hay các tỉnh thành khác, bộ giấy tờ cần thiết tương đối đơn giản. Bạn cần cung cấp bản sao CMND hoặc CCCD để xác thực danh tính người gửi. Thông tin người gửi phải ghi rõ họ tên đầy đủ, địa chỉ cụ thể (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) và số điện thoại liên lạc.

Thông tin người nhận đặc biệt quan trọng vì sai sót sẽ khiến hàng không giao được. Bạn cần ghi chính xác họ tên người nhận bằng tiếng Anh (theo passport nếu có), địa chỉ chi tiết bao gồm số nhà, tên đường, khu vực, thành phố, bang/tỉnh, quốc gia và mã ZIP code (với Mỹ) hoặc Postal code (với các nước khác). Số điện thoại người nhận phải ghi đúng định dạng quốc tế, ví dụ +1 cho Mỹ, +82 cho Hàn Quốc.

Khai báo nội dung hàng hóa cũng vô cùng quan trọng. Bạn phải mô tả rõ ràng từng món hàng bằng tiếng Anh (ví dụ: T-shirt, not “clothes”), ghi số lượng cụ thể và khai báo giá trị thực tế bằng USD. Đừng khai giá trị quá thấp để trốn thuế vì nếu bị phát hiện, hàng sẽ bị tịch thu và bạn có thể bị phạt nặng.

Chị Nguyễn Thị Lan (TPHCM) muốn gửi quà sinh nhật cho con gái đang du học tại Mỹ. Chị chuẩn bị 1 hộp bánh kẹo Việt Nam (2kg, trị giá 500,000 VND) và 1 áo dài (trị giá 1,500,000 VND). Chị cần cung cấp CMND, thông tin đầy đủ của mình (họ tên, địa chỉ ở Quận 7, SĐT), thông tin con gái (Full name: Nguyen Thi My An, địa chỉ: 123 Main Street, Apartment 4B, Los Angeles, CA 90001, USA, Phone: +1-213-555-1234). Khai báo nội dung: “Vietnamese snacks – 2kg – $20, Traditional dress – 1pc – $60, Total: $80”. Vì giá trị dưới 800 USD nên không phải nộp thuế nhập khẩu tại Mỹ.

Tuy nhiên nếu cá nhân gửi hàng tại các đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp như tại Nhật Minh Express thì bạn chỉ cần cung cấp những thông tin cơ bản như tên người gửi, người nhận hoặc 1 số giấy tờ nhỏ là sẽ được hỗ trợ phần thủ tục giấy tờ còn lại.

Những giấy tờ thủ tục bắt buộc cho doanh nghiệp xuất khẩu đi nước ngoài

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ phức tạp hơn nhiều.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng nhất, phải ghi đầy đủ thông tin người bán (seller), người mua (buyer), mô tả chi tiết sản phẩm, mã HS Code (để tính thuế), đơn giá và tổng giá trị. Hóa đơn này dùng để hải quan tính thuế xuất nhập khẩu và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
• Phiếu đóng gói (Packing List) liệt kê chi tiết số lượng kiện hàng, trọng lượng từng kiện (cả gross weight và net weight), kích thước và cách đóng gói. Phiếu này giúp hải quan đối chiếu hàng thực tế với hồ sơ, đảm bảo không thất thoát hoặc nhầm lẫn.
• Vận đơn là chứng từ sở hữu hàng hóa. Với đường biển sử dụng Bill of Lading (B/L), đường hàng không dùng Air Waybill (AWB). Vận đơn ghi rõ tracking number để người gửi và người nhận theo dõi hành trình hàng hóa từ kho xuất phát đến điểm giao cuối cùng.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là giấy tờ khai báo chi tiết hàng hóa xuất khẩu theo mẫu của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Hiện nay, tờ khai được nộp điện tử qua hệ thống VNACCS. Đơn vị vận chuyển như Nhật Minh Express thường hỗ trợ khách hàng làm tờ khai này miễn phí.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) chứng minh hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam, giúp người nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế suất theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Có nhiều loại C/O như Form E (ASEAN), Form D (Việt-Hàn), Form AJ (Việt-Nhật). Giấy này được cấp bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp (VCCI) hoặc Sở Công Thương.

Giấy tờ bổ sung cho hàng hóa đặc biệt

Một số mặt hàng yêu cầu giấy phép đặc biệt.

• Thực phẩm cần Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm từ Bộ Y tế và Giấy kiểm dịch nếu có nguồn gốc động thực vật.
• Mỹ phẩm và dược phẩm phải có Giấy phép lưu hành do Bộ Y tế cấp hoặc Giấy công bố sản phẩm.
• Thiết bị điện tử cần Giấy chứng nhận hợp chuẩn hợp quy (CR) và phải khai báo đặc biệt nếu chứa pin lithium vì có nguy cơ cháy nổ trên máy bay.
• Hàng gỗ và sản phẩm từ gỗ cần Chứng chỉ FSC (quản lý rừng bền vững) và giấy chứng minh nguồn gốc hợp pháp để đảm bảo không phá rừng trái phép.

Bạn hãy yên tâm vì khi gửi hàng quốc tế tại Nhật Minh Express, chúng tôi sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hàng hóa theo quy định, từ đó chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ bổ sung cần thiết cho bạn. Ví dụ như khi gửi hàng mỹ phẩm đi Mỹ thì bạn sẽ phải cần chứng nhận FDA đối với đơn hàng kinh doanh xuất khẩu.

Quy trình thủ tục gửi hàng đi nước ngoài chi tiết 7 bước chuyên nghiệp

Dưới đây là quy trình 7 bước cơ bản để xử lý việc chuẩn bị các loại giấy tờ thủ tục hải quan tại Nhật Minh Express cho những đơn hàng vận chuyển quốc tế.

Bước 1: Tư vấn và báo giá dịch vụ vận chuyển

Khi có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài, bước đầu tiên là liên hệ với đơn vị vận chuyển uy tín. Nhật Minh Express với hơn 12 năm kinh nghiệm là đối tác cấp 1 của FedEx, UPS, DHL, cung cấp dịch vụ gửi hàng đi Mỹ, gửi hàng đi Hàn Quốc với giá rẻ hơn gửi trực tiếp hãng 30-40%.

Bạn cần cung cấp thông tin chi tiết về kiện hàng gồm loại hàng hóa (tài liệu, hàng thường, hàng đặc biệt), trọng lượng tính theo kg, kích thước theo cm (dài x rộng x cao), điểm đến cụ thể và thời gian mong muốn nhận hàng. Dựa trên thông tin này, đơn vị sẽ báo giá chi tiết bao gồm cước phí vận chuyển, các phí phát sinh và thời gian giao hàng dự kiến (ETA).

Để đảm bảo chọn được dịch vụ tốt nhất, bạn nên so sánh ít nhất 3-5 đơn vị khác nhau về mức giá, thời gian giao hàng, chính sách bồi thường và đánh giá từ khách hàng trước đó. Nhật Minh Express cam kết hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7, báo giá minh bạch không phát sinh và giao hàng siêu tốc 4-7 ngày.

Bước 2: Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa đúng chuẩn quốc tế

Đóng gói đúng cách quyết định 70% sự an toàn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Với tài liệu, sử dụng phong bì chống nước, niêm phong kín. Hàng thường cần thùng carton 5 lớp chắc chắn, chèn giấy báo, xốp hơi hoặc mút xốp vào khoảng trống để hàng không bị xê dịch.

Hàng dễ vỡ như thủy tinh, gốm sứ phải bọc bubble wrap nhiều lớp, đặt vào thùng carton kép và dán nhãn “FRAGILE” hoặc “HANDLE WITH CARE” bằng tiếng Anh ở nhiều mặt thùng. Hàng điện tử nên giữ nguyên hộp seal của nhà sản xuất hoặc đóng carton kép với túi chống tĩnh điện.

Thông tin dán nhãn cực kỳ quan trọng. Sử dụng shipping label do Nhật Minh Express cung cấp, ghi rõ thông tin người gửi và người nhận bằng chữ in hoa, dễ đọc. Đính kèm Commercial Invoice trong túi nhựa trong suốt dán bên ngoài kiện hàng để hải quan kiểm tra nhanh. Lưu ý không nên ghi “Gift” (quà tặng) nếu giá trị cao vì một số nước vẫn tính thuế, và tuyệt đối khai giá trị chính xác để tránh rủi ro pháp lý.

Bước 3: Giao hàng hoặc lấy hàng tận nơi

Nhật Minh Express cung cấp dịch vụ lấy hàng tận nơi miễn phí tại TPHCM trong ngày, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian. Nhân viên sẽ đến địa chỉ bạn chỉ định, kiểm tra tình trạng đóng gói và cân đo chính xác.

Trọng lượng tính cước phí được xác định theo quy tắc lấy giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi (volumetric weight).

Công thức tính trọng lượng quy đổi đường hàng không: (Dài cm x Rộng cm x Cao cm) / 5000. Ví dụ thùng hàng 50cm x 40cm x 30cm có trọng lượng quy đổi là (50 x 40 x 30) / 5000 = 12kg. Nếu trọng lượng thực tế chỉ 8kg, bạn sẽ bị tính cước theo 12kg.

Sau khi bàn giao hàng, bạn sẽ nhận được mã vận đơn (tracking number) qua SMS hoặc Zalo để theo dõi hành trình hàng hóa realtime 24/7 trên hệ thống của FedEx, UPS hoặc DHL.

Bước 4: Khai báo và làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam

Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục gửi hàng đi nước ngoài. Đơn vị logistics hoặc freight forwarder như Nhật Minh Express sẽ thay mặt người gửi thực hiện toàn bộ thủ tục này.

Hồ sơ nộp cho Hải quan Việt Nam bao gồm Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (định dạng XML nộp qua hệ thống VNACCS), Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc Air Waybill và Certificate of Origin (nếu có). Quy trình diễn ra như sau: nộp hồ sơ điện tử lên hệ thống, hải quan xét duyệt trong vòng 30 phút đến 2 giờ, có thể kiểm tra ngẫu nhiên bằng cách mở kiện (tỷ lệ khoảng 5-10%), sau đó thông quan và đóng dấu “XÁC NHẬN XUẤT KHẨU”.

Toàn bộ quá trình mất từ 4 đến 24 giờ tùy vào độ phức tạp của hàng hóa. Hàng thông thường thường thông quan trong vài giờ, nhưng hàng đặc biệt như thực phẩm, mỹ phẩm có thể mất 1-2 ngày.

Bước 5: Vận chuyển quốc tế

Sau khi thông quan xuất khẩu, hàng được chuyển lên phương tiện vận chuyển. Đường hàng không có thời gian nhanh 3-7 ngày với các nước Châu Á và 5-10 ngày với Âu-Mỹ-Úc, phù hợp cho hàng gấp, giá trị cao hoặc trọng lượng dưới 100kg. Chi phí gửi hàng đi nước ngoài bằng đường hàng không cao hơn nhưng đảm bảo nhanh chóng và an toàn.

Đường biển mất 15-30 ngày với Châu Á và 25-45 ngày với Âu-Mỹ, thích hợp cho hàng hóa khối lượng lớn trên 100kg, không gấp và cần tiết kiệm chi phí. Trong suốt quá trình vận chuyển, bạn có thể theo dõi hành trình bằng cách nhập tracking number trên website hoặc app di động của hãng vận chuyển.

Bước 6: Thông quan hải quan nhập khẩu tại nước đích

Khi hàng đến nước đích, hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ bằng cách đối chiếu Invoice và Packing List với hàng thực tế, xác minh giá trị khai báo và quét X-ray hoặc mở kiện ngẫu nhiên. Họ sẽ tính thuế nhập khẩu dựa trên giá trị hàng hóa và mã HS Code.

Mỗi quốc gia có mức miễn thuế khác nhau. Mỹ miễn thuế cho hàng dưới 800 USD, Úc miễn thuế dưới 1000 AUD, EU miễn thuế dưới 150 Euro, Hàn Quốc miễn thuế dưới 150 USD. Nếu vượt ngưỡng này, người nhận phải nộp thuế trước khi lấy hàng.

Có hai hình thức tính thuế phổ biến. DDU (Delivery Duty Unpaid) nghĩa là người nhận trả thuế nhập khẩu tại nước đích. DDP (Delivery Duty Paid) là người gửi trả trước toàn bộ thuế phí. Nhật Minh Express hỗ trợ tư vấn chi tiết về thuế và chọn phương án phù hợp. Thời gian thông quan thường mất 1-3 ngày làm việc.

Bước 7: Giao hàng tận nơi

Sau khi thông quan, hàng được chuyển cho đơn vị chuyển phát nội địa như USPS (Mỹ), Royal Mail (Anh), Australia Post (Úc) để giao đến địa chỉ người nhận. Người nhận ký xác nhận hoặc nhân viên giao hàng chụp ảnh POD (Proof of Delivery) làm bằng chứng. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái “Đã giao thành công” và bạn nhận được thông báo qua email hoặc SMS.

Lưu ý về chi phí và các khoản phí phát sinh khi gửi hàng quốc tế

Ngoài cước phí vận chuyển cơ bản, chi phí gửi hàng đi nước ngoài còn bao gồm nhiều khoản phí phát sinh. Phí nhiên liệu (Fuel Surcharge) dao động 10-20% cước phí, thay đổi theo giá dầu thế giới. Phí vùng xa (Remote Area Fee) áp dụng cho địa chỉ nằm ngoài khu vực trung tâm, khoảng 100,000-300,000 VND mỗi kiện.

Ví dụ: Chị Phạm Thu Hà gửi hàng đến địa chỉ con trai ở vùng nông thôn bang Montana, Mỹ (ZIP code 59001). Đây là vùng xa (Remote Area) nên phải chịu thêm phí Remote Area Fee là 250,000 VND. Nếu gửi đến thành phố lớn như New York, Los Angeles thì không có phí này. Nhật Minh Express thông báo ngay khi nhận địa chỉ để chị Hà biết trước chi phí, không bất ngờ khi thanh toán.

Phí hàng đặc biệt áp dụng cho hàng quá khổ (Oversized), hàng dễ vỡ (Fragile) hoặc hàng có hình dạng bất thường, dao động 50,000-500,000 VND. Phí bảo hiểm chiếm 0.5-2% giá trị hàng hóa, nên mua cho hàng có giá trị cao. Phí lưu kho tính 20,000-50,000 VND/ngày nếu người nhận không lấy hàng kịp thời. VAT 10% được tính trên một số dịch vụ và phí.

Đơn vị vận chuyển Nhật Minh Express cam kết báo giá minh bạch ngay từ đầu, không phát sinh chi phí bất ngờ. Với vị thế đại lý cấp 1 của các hãng quốc tế, chúng tôi cung cấp mức giá cạnh tranh nhất thị trường, rẻ hơn gửi trực tiếp 30-40%.

Thủ tục gửi hàng đi nước ngoài tuy có nhiều bước nhưng không quá phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình 7 bước từ tư vấn báo giá, chuẩn bị giấy tờ, đóng gói chuẩn quốc tế, thông quan hải quan xuất nhập khẩu đến giao hàng tận nơi. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ là yếu tố then chốt giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, tránh rủi ro bị giữ tại cửa khẩu. Nhật Minh Express với hơn 12 năm kinh nghiệm là đối tác tin cậy, hỗ trợ toàn bộ thủ tục từ A-Z, tư vấn miễn phí 24/7, bảo hiểm 100% và cam kết giao hàng đúng hạn. Liên hệ ngay hotline 0937-603-702 hoặc truy cập nhatminhexpress.com để được tư vấn chi tiết và nhận ưu đãi đặc biệt.

Tham khảo thêm thuật ngữ quan trọng phải biết trong xuất nhập khẩu:

kiểm hóa hải quan tiếng anh là gì.

Cách sử dụng ETD trong xuất nhập khẩu chính xác giúp đơn hàng của bạn sớm thông quan cập bến đúng thời gian.