Kiểm hóa là gì? Và tại sao nó lại quan trọng trong quy trình thông quan của một doanh nghiệp? Quả thực đây là một trở ngại lớn đối với những những doanh nghiệp chưa hiểu hết về kiểm hóa. Sau đây hãy cùng Nhật Minh Express tìm hiểu về quy trình kiểm soát thông quan này.
1. Định nghĩa kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa là gì? Đây là quá trình kiểm tra thẩm định của các cơ quan có thẩm quyền ở đây là hải quan đến các lô hàng hay vật phẩm. Và kiểm hóa trong tiếng anh được gọi là Inspections. Việc làm này nhằm kiểm chứng, xác minh tính chính xác thông tin mà doanh nghiệp cung cấp cho hải quan trong quá trình làm hồ sơ. Từ đó quyết định đến hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp có được thông quan hay không.
2. Những luồng kiểm hóa hàng thường gặp nhất
Sau khi trả lời được cho câu hỏi kiểm hóa là gì doanh nghiệp cần quan tâm đến hình thức hay luồng kiểm hóa hàng nhập khẩu là gì. Hiện nay, ở Việt Nam có 3 luồng kiểm tra, trong đó sẽ gồm có:
- Luồng kiểm hóa xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ cũng như có thể bỏ qua bước này. Ngoài ra loại hàng luồng xanh còn được miễn kiểm tra tình trạng thực tế hàng hóa.
- Luồng kiểm hóa xanh: Đây là luồng sẽ có mức độ ưu tiên thấp hơn luồng xanh. Trong đó doanh nghiệp sẽ được miễn trừ kiểm tra tình trạng thực tế hàng, tuy nhiên hồ sơ sẽ được đánh giá và kiểm tra chi tiết hơn.
- Luồng kiểm hóa đỏ: Đây sẽ dành cho những mặt hàng có mức độ kiểm tra gắt nhất. Hàng hóa không chỉ được kiểm tra chi tiết trên hồ sơ mà còn phải khai báo, thẩm định tình trạng thực tế của lô hàng.
Luồng đỏ là điều mà bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh nào cũng không muốn. Bởi vì quy trình kiểm tra luồng đỏ sẽ kỹ lưỡng hơn gây mất thời gian cũng như tỉ lệ thông quan thấp. Vậy có phải do doanh nghiệp không quan tâm đến kiểm hóa hàng luồng đỏ là gì? Hay bắt nguồn từ nguyên nhân nào khác hãy cùng theo dõi phần sau đây của bài viết để có câu trả lời
3. Nguyên nhân khiến hàng hóa bị kiểm hóa luồng đỏ nên tránh
Kiểm hóa luồng đỏ là một trong những trường hợp khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và mất thời gian trong quá trình xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần biết nguyên nhân tại sao hàng của mình lại bị kiểm tra luồng đỏ, từ đó tìm ra hướng giải quyết tránh trường hợp sản phẩm không được thông quan. Và sau đây là một số nguyên nhân tổng hợp được:
Lỗi xuất hiện trong quá trình khai báo và làm hồ sơ hải quan
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hàng hóa bị kiểm tra luồng đỏ, các lỗi có thể xảy ra như:
- Sai thông tin về tên hàng
- Mã số thuế không khớp
- Giá trị hàng, số lượng hàng, khối lượng hàng, đơn vị tính không khớp
- Xuất xứ, nguồn gốc hàng mập mờ không rõ ràng
- Phương tiện vận chuyển, cửa khẩu xuất nhập không phù hợp…
Những lỗi này có thể do sơ suất của doanh nghiệp hoặc do sự thay đổi của quy định hải quan. Do vậy, doanh nghiệp cần chú ý cập nhật các quy định mới và kiểm tra kỹ các thông tin trước khi khai báo và làm hồ sơ hải quan.
Doanh nghiệp nằm trong bảng báo cáo có hành vi vi phạm
Nếu doanh nghiệp đã từng có tiền án tiền sự hoặc có hành vi vi phạm về thuế, chất lượng hàng hóa, an toàn thực phẩm, bảo vệ môi trường… thì có thể bị coi là có nguy cơ cao và được đưa vào danh sách theo dõi của cơ quan hải quan.
Khi đó, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được ưu tiên kiểm tra luồng đỏ để đảm bảo tuân thủ các quy định. Do vậy, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật và tránh để xảy ra các vi phạm.
4. Những cách kiểm hóa hàng phổ biến hiện nay
Để kiểm hóa hiện nay tại các cơ quan hải quan thường có hai hình thức triển khai đó là:
Thao tác kiểm hóa thủ công
Các lô hàng của công ty sẽ được cơ quan hải quan lựa chọn một cách ngẫu nhiên nhằm đảm bảo tính công bằng và khách quan. Sau khi chọn được lô hàng thì chúng sẽ được vận chuyển đến một địa điểm chỉ định nhằm tiện cho công tác kiểm tra. Tiếp đến nhân viên hải quan sẽ đến tận nơi, với sự chứng kiến giữa các bên liên quan và tiến hành cắt khóa kiểm tra.
Trong quá trình kiểm tra thì lô hàng sẽ được rà soát một phần hay toàn bộ lô hàng, tùy vào phân loại luồng kiểm hóa mà sẽ có cách làm khác mau. Trường hợp lô hàng của doanh nghiệp nằm trong nhóm sản phẩm nhạy cảm thì thường sẽ được kiểm tra toàn bộ.
Thao tác kiểm hóa bằng máy
Quá trình kiểm hóa luồng đỏ bằng máy soi là một trong những biện pháp hiện đại và tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả và minh bạch trong hoạt động hải quan. Quá trình này được thực hiện sau khi hàng hóa xuất/nhập khẩu đã hoàn thành các bước thủ tục theo quy định.
Đây là phương pháp kiểm hóa dựa trên phần mềm tự động, không cần mở chì niêm phong của container, do đó giảm thiểu rủi ro về an ninh và an toàn hàng hóa. Kết quả kiểm hóa bằng máy soi sẽ giúp cơ quan hải quan quyết định lô hàng có thể thông quan hay không một cách nhanh chóng và chính xác.
Nếu có bất kỳ sự bất thường nào trong hàng hóa, ví dụ như hàng hóa không khớp với thông tin khai báo, hoặc có dấu hiệu của hàng cấm, hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng, quá trình kiểm hóa sẽ chuyển sang hình thức thủ công. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải mất thêm thời gian và chi phí cho lần kiểm hóa thứ 2.
Tìm hiểu hướng dẫn kiểm hóa là gì khi làm thủ tục giấy tờ để vận chuyển hàng sang Mỹ được đúng thời hạn
5. Quy trình kiểm tra giấy tờ trước khi tiến hành kiểm hóa hàng nên biết
Quy trình kiểm tra giấy tờ trước khi tiến hành kiểm hóa hàng là một bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa xuất/nhập khẩu tuân thủ các quy định của pháp luật. Quy trình này bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp nộp giấy tờ khai báo hàng hóa xuất/nhập khẩu cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử. Giấy tờ khai báo phải chứa đầy đủ các thông tin về tên, số lượng, giá trị, xuất xứ, mã số thuế, phương tiện vận chuyển, cửa khẩu, thời gian xuất/nhập khẩu của hàng hóa.
- Bước 2: Cơ quan hải quan tiến hành xác nhận và kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ khai báo. Nếu giấy tờ khai báo đầy đủ và chính xác, cơ quan hải quan sẽ phân luồng cho hàng hóa. Nếu giấy tờ khai báo thiếu sót hoặc sai lệch, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc sửa chữa.
- Bước 3: Cơ quan hải quan sử dụng phần mềm phân tích dữ liệu để xếp loại mức độ rủi ro của hàng hóa. Hàng hóa sẽ được phân vào một trong ba luồng: luồng xanh (không cần kiểm hóa), luồng vàng (kiểm hóa tại văn phòng), hoặc luồng đỏ (kiểm hóa tại kho bãi).
- Bước 4: Cơ quan hải quan thông báo kết quả phân luồng cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan đến hàng hóa xuất/nhập khẩu. Sau khi thanh toán xong, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận thông quan nếu hàng hóa thuộc luồng xanh hoặc vàng. Nếu hàng hóa thuộc luồng đỏ, doanh nghiệp sẽ phải chờ kết quả kiểm hóa hàng bằng máy soi hoặc thủ công.
6. Chi phí kiểm hóa hàng
Thông thường sẽ có một câu hỏi phát sinh ở đây đó là chi phí kiểm hóa là gì mà tại sao mỗi lô hàng lại có hóa đơn khác nhau? Sự khác biệt nằm ở tờ khai hàng hóa của doanh nghiệp nếu vào luồng đỏ thì sẽ phải chịu chi phí kiểm hóa hàng. Hàng hóa sẽ được kiểm tra bằng hai hình thức: kiểm tra trực tiếp hoặc kiểm tra bằng máy soi.
7. Những lưu ý nên biết khi tiến hành kiểm hóa hàng hóa
Trước khi kiểm hoá hàng hoá xuất nhập khẩu và hiểu rõ kiểm hóa là gì, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Các bước chuẩn bị khi kiểm hóa bao gồm:
- Hoàn thiện hồ sơ: Doanh nghiệp cần sắp xếp đầy đủ các giấy tờ liên quan, như tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, giấy phép nhập khẩu (nếu có),… và kiểm tra chính xác các thông tin trong hồ sơ.
- Kiểm tra lại hồ sơ và hàng hoá: Cần đối chiếu kỹ các thông tin trong hồ sơ, đặc biệt là số lượng và loại bao bì hàng hoá trên thực tế. Và phải nắm rõ loại hàng, hình dáng, cách đóng gói và số lượng đơn vị hàng trong mỗi thùng hàng. Điều này giúp mọi người có thể trả lời các câu hỏi từ hải quan một cách tự tin và thuyết phục nhất.
- Sắp xếp hàng hóa sẵn sàng: Cần chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng trước khi hải quan đến.
Vậy trong bài viết này đã phần nào làm rõ thắc mắc của mọi người về “Kiểm hóa là gì?”. Tuy nhiên, quá trình thông quan không chỉ mỗi việc kiểm hóa mà còn các loại thủ tục khác nhau. Và để biết thêm nhiều thông tin cũng như kiến thức về thủ tục thông quan doanh nghiệp có thể truy cập vào Nhật Minh Express chuyển phát nhanh quốc tế uy tín.
Xem thêm các bước tra cứu mã vạch hải quan Việt Nam khi nộp thuế và làm tờ khai đúng chuẩn nhất
Cao Nguyễn Quỳnh Phương với kinh nghiệm hơn 9 năm hoạt động trong lĩnh vực logistic, vận chuyển hàng đi quốc tế, chuyển tiền đi quốc tế. Hy vọng thông qua các bài viết của Quỳnh Phương sẽ giúp quý khách hàng có thêm nhiều thông tin bổ ích nhờ đó mà quý khách có thể lựa chọn được dịch vụ uy tín chất lượng.
