Shipping instruction là gì? là một thuật ngữ chắc hẳn ai làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đều quan tâm. Bài viết dưới đây công ty vận tải Nhật Minh Express sẽ chia sẻ để giúp bạn hiểu hơn về khái niệm này.
1. Shipping instruction là gì?
Si là viết tắt của từ gì? Si là viết tắt của từ Shipping instruction là các hướng dẫn cụ thể và chi tiết về việc gửi hàng, cách thức, yêu cầu vận chuyển được nhà xuất khẩu chủ hàng hóa cung cấp cho công ty giao vận, vận chuyển giao hàng hay chủ tàu.
Việc gửi Shipping Instruction (SI) cho đơn vị vận chuyển là để đảm bảo quá trình vận chuyển và giao hàng diễn ra theo yêu cầu của chủ hàng. Thông thường, SI được áp dụng cho các đơn vận chuyển qua đường biển và trong trường hợp này, SI được gọi là Bill of Lading (BL).
Chủ hàng sẽ gửi SI cho công ty vận chuyển (FWD) để hoàn thành việc tạo ra Bill of Lading. BL là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Shipping Instruction (SI) còn có tên gọi khác là mẫu hướng dẫn giao hàng.
2. Các thông tin có trong shipping instruction
Các thông tin chính có trong shipping instruction form như:
- Booking number (Mã số booking)
- Vessel and Voyage (Tên tàu và số chuyến)
- Shipper(tên nhà xuất khẩu), Consignee(tên người nhận hàng), Notify party( tên của người nhận thông báo hàng đến)
- Place of receipt (Nơi nhận hàng)
- Place of delivery (Nơi giao hàng)
- Port of loading (Cảng xếp hàng lên tàu)
- Port of loading (Cảng dỡ hàng xuống tàu)
- Container no – seal no (Số container – Seal)
- Container type (Loại Container)
- Shipping mark (Nhãn hiệu của hàng hóa)
- Quantity and Kind of Packages (Số lượng và loại hàng hóa)
- Description of goods (mô tả hàng hóa)
- Gross weight and CBM (Trọng lượng và số khối)
- Loại BL (bill of lading) sử dụng: MBL, HBL, Seaway Bill, Surrender Bill…
- Freight and Charges (Điều khoản thanh toán):Prepaid or Collect (Trả trước hay trả sau)
- Các hồ sơ khác
3. Si – shipping instruction có công dụng gì?
Công dụng chính của shipping instruction là đảm bảo rằng thông tin liên quan đến vận chuyển hàng hóa được truyền đúng, đầy đủ và chính xác cho các bên liên quan, bao gồm các công ty vận tải, đại lý vận chuyển, cơ quan xếp dỡ hàng hóa và các bên tham gia khác.
Shipping instruction giúp đảm bảo sự tuân thủ các quy định và quy trình vận chuyển hàng hóa, bao gồm việc sắp xếp lịch trình vận chuyển, xử lý tài liệu vận chuyển, khai báo hải quan và thủ tục chi trả phí vận chuyển.
Các công ty giao nhận vận chuyển thường yêu cầu nhà nhập khẩu gửi SI trước khi tạo Bill of Lading để đồng bộ thông tin trong các chứng từ thủ tục. Như một bản nháp, SI sẽ được gửi để khách hàng kiểm tra và xác nhận thông tin trên Vận đơn. Khi tim hiểu shipping instructions là gì thì công dụng cũng là thứ bạn cần quan tâm.
4. Cách khai báo SI – shipping instruction
Khai báo SI Shipping instruction chúng ta có thể khai báo qua website của hãng tàu hoặc email.
4.1. Khai báo qua website của hãng tàu
Cách khai báo SI qua website là một hình thức phổ biến và tiện lợi. Bằng cách này, chúng ta có thể dễ dàng chỉnh sửa thông tin trên trang web, tiết kiệm thời gian và công sức. Tuy nhiên, một nhược điểm thường gặp là đường truyền không ổn định, dẫn đến việc gửi SI bị trễ. Khi đó, chúng ta phải mất thời gian để kiểm tra hoặc gửi lại thông tin SI qua email.
Một số hãng tàu có thể áp dụng mức phạt cao hơn nếu thông tin SI được gửi qua email thay vì qua hệ thống. Do đó, chúng ta cần lưu ý và tuân thủ quy định của từng hãng tàu để tránh vi phạm và tránh phải chịu các khoản phạt.
4.2. Khai báo qua email
Ngoài việc khai báo Si Shipping instructions trực tuyến, việc gửi SI qua email vẫn là một yêu cầu phổ biến của nhiều hãng tàu hiện nay.
Với vai trò của chủ hàng, họ sẽ gửi thông tin SI trực tiếp cho hãng tàu hoặc công ty vận chuyển qua email. Qua email này, chủ hàng sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa và yêu cầu vận chuyển.
Đối với công ty vận chuyển, sau khi nhận được thông tin hàng chính xác từ chủ hàng, họ sẽ gửi SI cho hãng tàu qua email. Qua email này, công ty vận chuyển sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước và các yêu cầu khác liên quan đến vận chuyển.
Việc gửi SI qua email giúp các bên có thể trao đổi thông tin nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót, các bên nên chú ý đảm bảo rằng thông tin trong SI đã được kiểm tra và xác nhận trước khi gửi qua email.
5. Lưu ý các trường hợp bị từ chối shipping instruction
SI có thể bị từ chối không? là một trong những câu hỏi cũng khá được quan tâm khi tìm hiểu Shipping Instructions. SI cần phải cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về hàng hoá, người gửi, người nhận, địa chỉ gửi và địa chỉ nhận hàng. Nếu thông tin này không chính xác hoặc thiếu sót, hãng tàu hoặc công ty vận chuyển có thể từ chối SI. Ngoài ra với những hàng cấm cũng có thể bị từ chối Shipping Instruction.
Để tránh tình trạng trên, chủ hàng nên nắm rõ trước các yếu tố như loại hàng hóa mà các hãng tàu từ chối vận chuyển. Việc này giúp chủ hàng tránh gặp các rủi ro và tránh phát sinh những chi phí không cần thiết.
Hy vọng qua bài viết trên Nhật Minh Express đã có thể giúp bạn hiểu được Shipping Instruction là gì? Nếu tìm hiểu thêm về các thuật ngữ chuyên ngành liên quan đến vận tải hãy truy cập vào website nhatminhexpress.com để theo dõi thêm các kiến thức khác nhé.
Ngoài ra còn có các thuật ngữ khác trong xuất khẩu khác như:
Khai VGM là gì trong xuất khẩu
Cao Nguyễn Quỳnh Phương với kinh nghiệm hơn 9 năm hoạt động trong lĩnh vực logistic, vận chuyển hàng đi quốc tế, chuyển tiền đi quốc tế. Hy vọng thông qua các bài viết của Quỳnh Phương sẽ giúp quý khách hàng có thêm nhiều thông tin bổ ích nhờ đó mà quý khách có thể lựa chọn được dịch vụ uy tín chất lượng.
