Trong hoạt động kinh doanh, ngoài việc nắm rõ khái niệm VGM trong xuất nhập khẩu là gì bạn còn nên tìm hiểu cách khai báo loại hồ sơ này. Vì điều này khá quan trọng đối với người làm công tác hỗ trợ quá trình vận chuyển. Khi hiểu được tầm ảnh hưởng của VGM trong xuất nhập khẩu là gì bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch bảo đảm an toàn cho hàng hóa khi vận chuyển. Vì vậy, hãy cùng Nhật Minh Express khám phá thông tin VGM trong xuất nhập khẩu một cách chi tiết nhất trong bài viết dưới đây.
VGM trong xuất nhập khẩu là gì?
Vậy VGM là gì? VGM là tài liệu quan trọng trong việc xác nhận toàn bộ khối lượng của một container hàng vận chuyển quốc tế.
Phiếu VGM trong xuất nhập khẩu là viết tắt của ‘‘Verified Gross Mass’’. Đây là một công ước được quy định trong SOLAS về sự an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention). Với mục đích kiểm soát tình trạng khối lượng quá tải của container trong vận tải đường biển.
Nếu bạn thắc mắc tầm quan trọng của VGM trong xuất nhập khẩu là gì thì câu trả lời là nhằm đưa ra các định mức tối thiểu về kết cấu, cách sử dụng tàu để bảo vệ an toàn tuyệt đối sinh mạng cho tất cả cá nhân trên thuyền.
Khi xuất khẩu hàng hóa tại sao cần khai báo VGM?
Vậy nguyên do cần khai VGM trong xuất nhập khẩu là gì? Khai báo VGM là trình bày chính xác thông tin về trọng lượng container và hàng hóa bên trong. Trong xuất nhập khẩu đây là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
Khai báo VGM trong xuất nhập khẩu mang lại những lợi ích sau:
- Xác định được trọng lượng container hàng hóa: Khi đã biết cách thức VGM trong xuất nhập khẩu là gì thì chủ hàng sẽ dễ dàng kiểm soát tốt trọng lượng trên tàu. Trường hợp trọng lượng của container hàng vượt quá tải trọng mà hãng tàu cho phép thì có thể sẽ bị từ chối vận chuyển hoặc rút bớt tải trọng đến khi đạt yêu cầu.
- Dễ dàng sắp xếp vị trí hàng hóa trên tàu: Từ những thông tin được cung cấp trên tờ khai, hãng tàu có thể xác định trọng lượng và kích thước cụ thể của từng loại hàng hóa một cách nhanh chóng. Điều này giúp họ tối ưu hóa việc bố trí và sắp xếp hàng hóa một cách hiệu quả. Qua đó việc vận chuyển trở nên hiệu quả và giảm thiểu tối đa diện tích.
- Chứng từ để nộp cho cảng: Khi khai báo VGM chủ hàng sẽ có chứng từ được dùng để nộp cho cảng hoặc hãng tàu để xác định trọng lượng hàng hóa. Lưu ý rằng VGM sẽ nộp cho cảng và hãng tàu chứ không phải là một loại chứng từ của hải quan.
Cách tính VGM trong xuất nhập khẩu là gì?
Ngoài việc nắm rõ khái niệm VGM trong xuất nhập khẩu là gì, bạn còn cần biết cách tính chuẩn của VGM. Về cơ bản, khi tính VGM trong xuất nhập khẩu phải thể hiện được khối lượng hàng đã đóng là bao nhiêu. Khối lượng bao gồm: Vỏ container + Hàng hóa bên trong.
Theo đó sẽ có 2 cách tính VGM:
- Cách 1: Phương án này sẽ áp dụng khi bạn cần số cân thực tế và gần như chính xác của VGM tại thời điểm đó. Đầu tiên bạn cần xác định khối lượng của toàn bộ hàng hoá trước khi cho vào container. Kế tiếp, bạn sẽ lấy số lượng nêu trên cộng dồn với khối lượng thực tế của vỏ container. Con số tổng sẽ là số liệu mà bạn đang cần.
- Cách 2: Đối với phương án này, số liệu sẽ mang tính khách quan hơn do sẽ có chênh lệch một ít so với thực tế. Nguyên do là bạn sẽ thực hiện cân tất cả khối lượng đã được đóng trong xe container. Sau đó, tiến hành cân riêng xe container không có hàng hóa. Lấy số liệu tổng trừ đi số liệu khi không có sản phẩm bạn sẽ biết container hàng hóa có khối lượng bao nhiêu.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tính VGM khi có nhu gửi hàng đi nước ngoài mà cụ thể như Canada, Mỹ hoặc Úc nhưng không tính được cụ thể thì bạn có thể khảo các dịch vụ gửi ship hàng đi Canada, Úc,… để được hỗ trợ nhanh chóng.
Song song với nắm rõ cách tính VGM trong xuất nhập khẩu là gì thì để đảm bảo có số lượng chính xác bắt buộc thời điểm cân phải đảm bảo tính khách quan, trung thực.
Vào tháng 3 năm 2018 ở Việt Nam quy định yêu cầu chủ hàng tự khai báo VGM, chưa yêu cầu phải có đơn vị cân xác nhận. Như vậy, người gửi hàng tự khai và chịu trách nhiệm về số liệu trên chứng từ này. Có thể trong tương lai quy định sẽ chặt hơn, yêu cầu phải có đơn vị cân thực hiện việc cân tải trọng để tăng mức độ chân thực.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu thêm cách tính kim ngạch xuất khẩu là gì nhằm thúc đẩy mạnh mẽ ki ngạch xuất khẩu cũng như tránh được rủi ro, khó khăn do môi trường mang lại.
Những nội dung quan trọng cần có trên phiếu VGM
Bạn đã biết những nội dung cần có trên phiếu VGM trong xuất nhập khẩu là gì chưa? Để phiếu VGM có hiệu lực thì cần đáp ứng đầy đủ các thông tin sau:
- Tên biểu mẫu
- Địa điểm, thời gian viết phiếu
- Thông tin cơ bản của người gửi hàng bao gồm: Họ và tên, số điện thoại liên hệ và địa chỉ thường trú,…
- Các thông tin của container như mã số container, xác định loại container, thông số khối lượng lớn nhất,…
- Hơn thế nữa, còn có thêm phần cam kết của chủ hàng chịu trách nhiệm về độ chính xác của các số liệu trên VGM.
- Chữ ký xác nhận đơn vị cân hàng, người gửi hàng.
Quy trình xác nhận VGM với trường hợp hàng container và hàng lẻ
Trong xuất nhập khẩu sẽ có 2 loại hàng thông dụng là trường hợp hàng container và hàng lẻ. Vậy quy trình xác nhận VGM trong xuất nhập khẩu là gì đối với hai loại mặt hàng này? Hãy cùng xem qua quy trình cơ bản xử lý VGM trong xuất nhập khẩu ngay dưới đây:
Quy trình xác nhận VGM cho hàng container FCL gồm 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Bạn sẽ cần thực hiện đăng ký xác định khối lượng của sản phẩm/ hàng hóa tại kho.
Bước 2: Phối hợp giữa công ty forwarder/ logistics hoặc chủ hàng với bộ phận cân hàng tại kho trong việc theo dõi quá trình cân VGM.
Bước 3: Sau đó kho hàng sẽ cấp 02 bản VGM bao gồm: 1 bản được lưu giữ bởi chủ hàng và 1 bản được lưu giữ tại cơ sở kho. Trường hợp khối lượng container chứa hàng hóa vượt quá trọng lượng cho phép (max gross weight), thì chủ hàng phải điều chỉnh hàng cho tới khi đạt trọng lượng tiêu chuẩn VGM thì mới được bốc xếp lên tàu.
Bước 4: Hãng tàu sẽ nhận phiếu VGM từ chủ hàng và kết thúc quy trình.
Quy trình xác nhận phiếu VGM cho hàng lẻ LCL
Quy trình xác nhận phiếu VGM trong xuất nhập khẩu là gì trong trường hợp hàng lẻ? Đối với quy trình xác nhận phiếu cho hàng lẻ sẽ đơn giản hơn xác nhận cho hàng container:
Bước 1: Trước tiên chủ hàng sẽ thanh toán tại thương vụ cảng để lấy phiếu nhận hàng và cân hàng hóa.
Bước 2: Sau đó nộp phiếu xuất nhập kho để cân hàng. Khi đã cân và xác định được khối lượng thì nộp phiếu cho đơn vị vận chuyển.
Như đã đề cập ở trên, việc nắm rõ quy tắc và khái niệm VGM trong xuất nhập khẩu là gì rất quan trọng. Vì VGM không chỉ là yêu cầu về hình thức mà còn mang ý nghĩa an toàn và bảo đảm cho cả hàng hóa, con người trên biển. Hy vọng với bài viết chi tiết trên, Nhật Minh Express đã phần nào giải đáp những điều cần biết về VGM trong xuất nhập khẩu là gì đến bạn. Hãy tuân thủ đúng quy định để góp phần xây dựng một hệ thống vận tải biển toàn cầu an toàn và hiệu quả!
Xem thêm thuật ngữ quan trọng trong xuất nhập khẩu tại Nhật Minh:
ETD là gì và các yếu tố ảnh hưởng lớn đến thời điểm giao hàng nên cân nhắc
