Gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì và những lưu ý cần biết

Gửi hàng hóa đi nước ngoài khá đơn giản khi chúng ta biết những quy định, thủ tục, giấy tờ. Tuy nhiên, để hoạt động này diễn ra thì bắt buộc phải có đủ số lượng hóa đơn chứng từ kèm theo từng đơn hàng tại thời điểm xuất hàng. Bài viết này công ty Nhật Minh Express sẽ cung cấp cho các bạn kiến thức gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì.

1. Gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì

Để có thể gửi hàng sang nước ngoài thuận lợi thì người gửi cần những loại giấy tờ sau:

Hóa đơn thương mại CCI

Hóa đơn thương mại Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại Commercial Invoice

Gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì? Giấy tờ đầu tiên cần là hoá đơn thương mại, nó ghi rõ các khoản phí mà người mua / người nhập khẩu phải trả cho người bán / nhà cung cấp. Đây là chứng từ cơ bản bắt buộc đối với tất cả hàng hóa vận chuyển qua biên giới.

Mẫu Vận đơn (BOL)

Vận đơn sẽ giúp dễ dàng tra cứu được thông tin hàng hoá được gửi đi một cách nhanh chóng. Mẫu vận đơn sẽ được in thành 3 bản, 1 bản dành cho người gửi, 1 bản cho người nhận và bản còn lại là đơn vị vận chuyển giữ.

Giấy chứng nhận xuất xứ CO

Giấy chứng nhận xuất xứ CO là chứng từ để chứng minh nguồn gốc của đơn hàng.Đối với mỗi loại sản phẩm cần phải có giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm đối với các lô hàng quốc tế. Nếu người gửi không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa thì đơn hàng đó không được chấp nhận gửi đi.

Tuy nhiên nếu muốn gửi thực phẩm hoặc thuốc uống vào nước Mỹ thì cần phải có thêm giấy chứng nhận FDA – MSDS ( Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm) của Hoa Kỳ

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng (Sales invoice)
Hóa đơn bán hàng (Sales invoice)

Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là Sales invoice ) là chứng từ ghi lại việc bán hàng hóa, dịch vụ của một tổ chức, doanh nghiệp. Nó cho thấy hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, bán và thực hiện bởi công ty. Khi vận chuyển hàng hóa sang nước ngoài, bạn cần phải trang bị hóa đơn bán hàng để đảm bảo các sản phẩm, hàng hóa chất lượng, thuộc quyền sở hữu của người bán hàng.

Tài liệu kiểm soát hàng hóa (CCD)

Tài liệu kiểm soát hàng hóa (CCD) là bản kê khai liệt kê nội dung của lộ trình vận chuyển do hãng vận tải tạo cùng với thông tin xuất xứ và vận chuyển quốc tế do CBSA giám sát.Trước khi vận chuyển quốc tế, người vận chuyển phải chuẩn bị một tài liệu kiểm soát hàng hóa có thông tin đầy đủ về người gửi, nhà sản xuất, công ty thực hiện,… Tài liệu này sau đó được nộp cho Cơ quan Bảo vệ Biên giới Quốc tế và để cơ quan có thể giám sát việc di chuyển. Đây là thủ tục gửi hàng ra nước ngoài không thể thiếu.

Tờ khai xuất khẩu (dành cho người gửi hàng)

Tờ khai xuất khẩu còn được gọi là tờ khai hải quan (Customs Declaration) là giấy tờ kê khai đầy đủ thông tin về lô hàng hóa mà bạn sẽ gửi đi. Đối với các đơn hàng xuất khẩu từ Việt Nam có sản phẩm thuộc diện kiểm soát xuất khẩu thì người gửi phải khai báo xuất khẩu.

Để kiểm tra xem loại giấy tờ này có được yêu cầu hay không, bạn nên liên hệ với Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương Việt Nam để kiểm tra danh mục kiểm soát thương mại.

Trên đây là giải đáp cho câu hỏi gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì, tiếp theo sẽ là những lưu ý khi bạn vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang nước ngoài.

Tham khảo thêm thuật ngữ vận chuyển VGM trong xuất nhập khẩu hàng hoá đi nước ngoài là gì?

2. Rủi ro nếu không chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng

Rủi ro nếu không chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng
Rủi ro nếu không chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng

Nếu như bạn không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi gửi hàng đi nước ngoài sẽ phải gặp một số sự cố nhất định.

Không đủ giấy tờ trong quá trình vận chuyển có thể dẫn đến việc hàng hóa không được giao cho người nhận. Điều này là do việc thông quan là hoàn toàn cần thiết để đưa hàng hóa qua biên giới của quốc gia này vào quốc gia khác một cách hợp pháp. Mặt khác, người vận chuyển phải có chứng từ, thông tin về hàng hóa khai báo hải quan. Tất nhiên, quá trình này không thể được thực hiện nếu đơn đặt hàng không được lập thành văn bản.

Ngoài ra hàng hóa không có các giấy tờ cần thiết sẽ gặp các vấn đề sau trong quy trình vận chuyển:

  • Hàng hóa được giữ hoặc giữ cho đến khi có đủ giấy tờ cần thiết để tiến hành vận chuyển.
  • Hàng hóa có thể được trả lại cho người gửi.
  • Đơn vị vận chuyển chuyển phát hàng không được chấp nhận sẽ không bị từ chối vận chuyển nếu người gửi không cung cấp đầy đủ chứng từ.

4. Lưu ý quan trọng trong gửi hàng quốc tế

Lưu ý quan trọng trong gửi hàng quốc tế
Lưu ý quan trọng trong gửi hàng quốc tế

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu quy định gửi hàng ra nước ngoài và mong muốn đơn hàng của mình được chuyển đi thuận lợi, hãy lưu ngay những mẹo chuyển hàng dưới đây.

  • Để việc giao hàng diễn ra suôn sẻ người gửi  phải khai báo đầy đủ thông tin về đơn hàng của mình. Thông tin được đưa bao gồm: chi tiết về người nhận như tên, số điện thoại, địa chỉ chính xác đường phố, tên đường, quận, huyện, thành phố và quốc gia; Thông tin khai báo hàng hóa, chẳng hạn như số lượng hàng hóa có trong lô hàng; Thông tin người gửi như tên, số điện thoại và địa chỉ.
  • Cung cấp thông tin đầy đủ về loại hàng hóa bạn đang vận chuyển. Những mặt hàng cần vận chuyển có thể là những mặt hàng thông thường, dễ vỡ hoặc đắt tiền.
  • Để bảo vệ quyền lợi của mình một cách tốt nhất, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin được cung cấp là đúng sự thật và chính xác. 
  • Vận đơn nên được lưu giữ trong trường hợp hàng hóa có vấn đề hoặc rủi ro có thể xác định được trong quá trình vận chuyển. 
  • Cuối cùng, bạn cần tìm một công ty vận chuyển quốc tế uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo quy trình vận chuyển hàng được diễn ra nhanh chóng và an toàn.

Nếu bạn đang có nhu cầu vận chuyển hàng ra nước ngoài và cần tư vấn gửi đi nước ngoài cần giấy tờ gì, công ty vận chuyển hàng quốc tế X sẽ là một lựa chọn phù hợp dành cho bạn. 

Gửi các loại hàng bằng máy bay

Tại Nhật Minh Express luôn ưu tiên vận chuyển hàng hóa bằng đường máy bay. Điều này sẽ giúp cho hàng hóa vừa vận chuyển nhanh vừa đảm bảo an toàn cho sản phẩm, có thể lựa chọn nhiều loại mặt hàng phổ biến khác nhau mà không sợ bị tịch thu.

Gửi nhanh

Dù bạn sử dụng gói vận chuyển nào thì thời gian vận chuyển của Nhật MInh Express cũng nhanh hơn các đối thủ kahs, thời gian chuyển hàng đi quốc tế chỉ từ 2 – 3 ngày đến 1 tuần mà không phải hãng vận chuyển nào cũng làm được.

Cước vận chuyển tiết kiệm

Dựa vào sự uy tín, chuyên nghiệp và nỗ lực, công ty vận chuyển của chúng tôi vinh hạnh trở thành đối tác của những hãng bay tại Việt Nam. Vậy nên những đơn hàng được vận chuyển từ Việt Nam sang nước ngoài luôn có trợ giá, khuyến mãi ưu đãi lên tới 40%. Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn những gói vận chuyển chậm hơn nhưng vẫn đảm bảo an toàn đến tay người nhận với mức phí vô cùng phải chăng. 

Đóng gói tại nhà

Với những bạn không am hiểu về gói hàng, công ty chúng tôi hỗ trợ đóng gói ngay tại nhà tiện lợi và nhanh chóng. Với dịch vụ vận chuyển này khách hàng sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc đóng gói, vận chuyển và xử lý hàng hóa.

Cam kết hỗ trợ 24/7

Đặc biệt phải nhắc đến công ty có một đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng được đào tạo chuyên nghiệp, am hiểu rất kỹ về các vấn đề liên quan đến gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì, cách thức và chi phí để có thể tư vấn cho khách hàng một cách chu đáo và chính xác nhất.

Bài viết trên đã chia rẻ cho các bạn những kiến thức về gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì và một số lưu ý khi vận chuyển hàng từ Việt Nam sang nước nước ngoài. Nếu như có thắc mắc, câu hỏi cần được giải đáp hãy liên hệ với công ty vận chuyển phát nhanh quốc tế Nhật Minh Express thông qua số điện thoại 0937603702 để được tư vấn và cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích.

Nhật Minh không những cung cấp dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài, bạn còn có thể sử dụng các dịch vụ như là:

Chuyển tiền đi Mỹ giá rẻ tphcm

Dịch vụ gửi tiền đi nước ngoài nhanh

Thuế xuất nhập khẩu là gì