Gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì và thủ tục CẦN THIẾT

Vận chuyển quốc tế là một hoạt động quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác. Tuy nhiên, để hoạt động này diễn ra thì bắt buộc phải có đủ số lượng hóa đơn chứng từ kèm theo từng đơn hàng tại thời điểm xuất hàng. Bài viết này công ty Nhật Minh Express sẽ cung cấp cho các bạn thông tin gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì.

1. Gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì

Để có thể biết được cách gửi hàng đi nước ngoài, trước tiên bạn cần tìm hiểu về một số giấy tờ yêu cầu bắt buộc cần phải lưu ý dưới đây:

Hóa đơn thương mại CCI

Hóa đơn thương mại Commercial Invoice
Hóa đơn thương mại Commercial Invoice

Hóa đơn thương mại CCI là giấy tờ ghi rõ các khoản phí mà người mua / người nhập khẩu phải trả cho người bán / người xuất khẩu. Đây là chứng từ cơ bản bắt buộc đối với tất cả hàng hóa vận chuyển qua biên giới. Có hóa đơn thương mại sẽ làm cho việc lập hóa đơn và hạch toán số lượng đơn đặt hàng dễ dàng hơn nhiều. 

Khi bạn nhận được hợp đồng thương mại của mình, vui lòng đảm bảo rằng hợp đồng đó chứa các thông tin sau:

  • Tên, địa chỉ và quốc gia xuất xứ của người bán / nhà xuất khẩu vận chuyển hàng hóa đi quốc tế. 
  • Tên và địa chỉ của người nhận. 
  • Khối lượng tịnh (không bao bì) và khối lượng sản phẩm. 
  • Đơn giá từng loại sản phẩm (tính theo đồng tiền thanh toán). 
  • Tổng giá
  • Loại tiền tệ. 
  • Điều khoản giao hàng và thanh toán. 
  • Ngày mà hàng hóa bắt đầu di chuyển liên tục ra nước ngoài. 
  • Số tham chiếu (số đơn đặt hàng của người mua). 
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu có). 
  • Tỷ lệ cố định cho vận chuyển / bảo hiểm.

Mẫu Vận đơn (BOL)

Mẫu Vận đơn hay vận đơn đường biển viết tắt là BOL (Bill of Lading) là chứng từ thông dụng và quan trọng đối với vận tải đường biển nói chung, đặc biệt là vận tải container. Tình trạng hàng hóa có thể được gọi lên một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua vận đơn.

Khi gửi hàng, người gửi phải gửi kèm theo bản sao vận đơn với người nhận. Đồng thời, một bản thứ ba cũng được trao cho người vận chuyển để bảo quản an toàn. Đây là điều phải lưu ý gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì.

Giấy chứng nhận xuất xứ CO

Giấy chứng nhận xuất xứ CO là chứng từ để chứng minh nguồn gốc của đơn hàng.Đối với mỗi loại sản phẩm cần phải có giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm đối với các lô hàng quốc tế. Nếu người gửi không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa thì đơn hàng đó không được chấp nhận gửi hàng.

Tờ khai FDA – MSDS

FDA là từ viết tắt của Food and Drug Administration – Cục quản lý Thực phẩm và Dược phẩm (Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Thuốc Hoa Kỳ) ; còn MSDS là tên viết tắt của cụm từ Material Safety Data Sheet, có nghĩa là bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất. 

Tờ khai FDA – MSDS là giấy chứng nhận kiểm tra xét duyệt về chất lượng sản phẩm sau khi nhập khẩu. Khi vận chuyển bất kỳ loại hàng hóa nào đi nước ngoài để được thông quan, hàng hóa sẽ có nhiều giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ, thành phần đóng gói, giấy kiểm định chất lượng và giấy chứng nhận FDA – MSDS của Hoa Kỳ bắt buộc phải có các thủ tục pháp lý. 

Không có hàng hóa nào có thể được nhập khẩu vào Mỹ mà không có giấy tờ như vậy. Sản phẩm của bạn sẽ bị hải quan tịch thu hoặc trả lại và bạn sẽ tự chịu trách nhiệm lưu kho, đơn vị vận chuyển trả lại và tiêu tốn nhiều chi phí khác.

Giấy chứng nhận hun trùng

Hun trùng hàng hóa xuất khẩu là một phương pháp phổ biến sử dụng hóa chất xịt để xử lý côn trùng … quét khoang tàu, kệ hoặc thùng để loại bỏ tạp chất … ngăn chặn quá trình vận chuyển hàng hóa và chống lây lan của các vi sinh vật sống trong các mạch gỗ giữa các quốc gia trên thế giới. Vậy nên khi xuất khẩu hàng hóa đi nước ngoài cần phải có giấy chứng nhận hun trùng để đảm bảo hàng hóa sạch sẽ và an toàn khi vận chuyển. Đây là thứ không thể thiếu khi gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì.

Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng (Sales invoice)
Hóa đơn bán hàng (Sales invoice)

Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là Sales invoice ) là chứng từ ghi lại việc bán hàng hóa, dịch vụ của một tổ chức, doanh nghiệp. Nó cho thấy hàng hóa và dịch vụ được cung cấp, bán và thực hiện bởi công ty. Khi vận chuyển hàng hóa sang nước ngoài, bạn cần phải trang bị hóa đơn bán hàng để đảm bảo các sản phẩm, hàng hóa chất lượng, thuộc quyền sở hữu của người bán hàng.

Công văn văn hóa

Đối với những hàng hóa thuộc sản phẩm văn hóa, ấn phẩm như sách báo, tạp chí, tài liệu học tập,… thì cần phải có công văn văn hóa.

Tài liệu kiểm soát hàng hóa (CCD)

Tài liệu kiểm soát hàng hóa (CCD) là bản kê khai liệt kê nội dung của lộ trình vận chuyển do hãng vận tải tạo cùng với thông tin xuất xứ và vận chuyển quốc tế do CBSA giám sát.Trước khi vận chuyển quốc tế, người vận chuyển phải chuẩn bị một tài liệu kiểm soát hàng hóa có thông tin đầy đủ về người gửi hàng, nhà sản xuất, công ty thực hiện,… Tài liệu này sau đó được nộp cho Cơ quan Bảo vệ Biên giới Quốc tế và để cơ quan có thể giám sát việc di chuyển. Đây là thủ tục gửi hàng mẫu ra nước ngoài không thể thiếu.

Tờ khai xuất khẩu ( dành cho người gửi hàng )

Tờ khai xuất khẩu còn được gọi là tờ khai hải quan (Customs Declaration) là giấy tờ kê khai đầy đủ thông tin về lô hàng hóa mà bạn sẽ gửi đi. Đối với các đơn hàng xuất khẩu từ Việt Nam có sản phẩm thuộc diện kiểm soát xuất khẩu thì người gửi phải khai báo xuất khẩu. Để kiểm tra xem loại giấy tờ này có được yêu cầu hay không, bạn nên liên hệ với Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương Việt Nam để kiểm tra danh mục kiểm soát thương mại.

Tờ khai xuất khẩu hợp lệ của người gửi hàng phải có chữ ký (đóng dấu) của người xuất khẩu hoặc đại diện được ủy quyền của người gửi hàng.

Trên đây là giải đáp cho câu hỏi gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì, tiếp theo sẽ là những lưu ý khi bạn vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam sang nước ngoài.

2. Những thông tin cần cung cấp khi gửi hàng Việt Nam ra nước ngoài

Những thông tin cần cung cấp khi gửi hàng Việt Nam ra nước ngoài
Những thông tin cần cung cấp khi gửi hàng Việt Nam ra nước ngoài

Sau khi đã biết gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì thì việc nắm rõ những thông tin cần cung cấp khi gửi hàng Việt Nam ra nước ngoài cũng vô cùng quan trọng. 

  • Tên người nhận: Tên người nhận điều cần thiết cho tất cả các giao dịch. Bưu phẩm phải ghi người nhận ai. Chính xác hơn, các sản phẩm phải ghi họ và tên, giới tính, nếu có thể hãy thêm nickname để không gây nhầm lẫn với các bao khác cùng tên.
  • Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ cũng một trong những yếu tố cần thiết để hàng hóa được giao đến đúng người. Địa chỉ càng cụ thể thì thời gian người gửi chuyển hàng đến tay người nhận càng chính xác. Đặc biệt nếu nhà người nhận nằm trong hẻm sâu, người gửi nên cố gắng ghi địa chỉ ghi trên bao bì. 
  • Số điện thoại người nhận: Số điện thoại của người nhận một trong những mục bắt buộc trên bao bì. Để tránh bị mất số điện thoại, trước khi ghi số điện thoại trên bao bì, người gửi hàng nên gọi điện trước cho người nhận hàng để xác nhận thông tin gửi hàng đảm bảo số điện thoại được cập nhật liên lạc phải. được xác minh.
  • Tình trạng hàng hóa: Tình trạng của hàng hóa thường một vấn đề tương đối nhạy cảm, tình trạng của hàng hóa thể thay đổi trong quá trình vận chuyển. Nếu hàng hóa được giao cho người nhận trong tình trạng không đúng với tình trạng ban đầu thì người nhận chắc chắn sẽ khiếu nại người bán người bán sẽ khiếu nại lại người vận chuyển. vậy, nên viết rõ thông tin tình trạng hàng hóa để tránh gây ra nhầm lẫn.
  • Tình trạng thanh toán: Gói hàng nên để trạng thái thanh toán “đã thanh toán”, “chưa thanh toán” để người gửi biết thu tiền từ người nhận hay không.

3. Thủ tục nhập hàng Việt Nam theo từng quốc gia

Ngoài việc gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì thì các bạn cần phải biết các thủ tục nhập hàng Việt Nam theo từng quốc gia để nắm bắt thông tin.

Thủ tục nhập cảnh vào Mỹ

Nếu như bạn muốn vận chuyển hàng đi Mỹ thì thủ tục nhập hàng vào Mỹ theo hình thức tiểu ngạch rất đơn giản,  người vận chuyển hoặc đơn vị vận chuyện sẽ giúp bạn thực hiện điều này. Người nhận chỉ việc chờ ngày nhận hàng theo ngày giao hàng dự kiến ​​của nhà vận chuyển.

Thủ tục nhập cảnh vào Canada

Nhập cảnh hàng hóa tại Canada phải chịu thuế theo quy định của chính phủ. Thuế suất sẽ được thông báo bởi hải quan thông qua số điện thoại của người nhận (số điện thoại được cung cấp khi mặt hàng được vận chuyển).

Thủ tục nhập cảnh vào Ấn Độ

Khu vực Ấn Độ cần phải trả thuế nhập khẩu. Theo quyết định của cơ quan hải quan, mức thuế sẽ không được tiết lộ trước. Ngoài ra, Ấn Độ còn yêu cầu thêm một số loại giấy tờ khác như:

  • Hóa đơn mua hàng
  • Tiền mặt khi giao nhận sản phẩm (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt)
  • Hóa đơn mua hàng trực tuyến (nếu đặt hàng trực tuyến)
  • Thanh toán hóa đơn trực tuyến (khi thanh toán bằng các phương thức thanh toán quốc tế).

4. Rủi ro nếu không chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng

Rủi ro nếu không chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng
Rủi ro nếu không chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ quan trọng

Nếu như bạn không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi gửi hàng đi nước ngoài sẽ phải gặp một số sự cố nhất định.

Không đủ giấy tờ trong quá trình vận chuyển có thể dẫn đến việc hàng hóa không được giao cho người nhận. Điều này là do việc thông quan là hoàn toàn cần thiết để đưa hàng hóa qua biên giới của quốc gia này vào quốc gia khác một cách hợp pháp. Mặt khác, người vận chuyển phải có chứng từ, thông tin về hàng hóa khai báo hải quan. Tất nhiên, quá trình này không thể được thực hiện nếu đơn đặt hàng không được lập thành văn bản.

Ngoài ra hàng hóa không có các giấy tờ cần thiết sẽ gặp các vấn đề sau trong quá trình vận chuyển:

  • Hàng hóa được giữ hoặc giữ cho đến khi có đủ giấy tờ cần thiết để tiến hành vận chuyển.
  • Hàng hóa có thể được trả lại cho người gửi.
  • Đơn vị gửi hàng không được chấp nhận sẽ không bị từ chối vận chuyển nếu người gửi hàng không cung cấp đầy đủ chứng từ.

5. Lưu ý quan trọng trong gửi hàng quốc tế

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu quy định gửi hàng ra nước ngoài và mong muốn đơn hàng của mình được chuyển đi thuận lợi, hãy lưu ngay những mẹo chuyển hàng dưới đây.

  • Để việc giao hàng diễn ra suôn sẻ và khai báo hải quan, bạn phải cung cấp đầy đủ thông tin về đơn hàng của mình. Thông tin được cung cấp bao gồm: Thông tin chi tiết về người nhận như tên, số điện thoại, địa chỉ chính xác đường phố, tên đường, quận, huyện, thành phố và quốc gia; Thông tin khai báo hàng hóa, chẳng hạn như số lượng hàng hóa có trong lô hàng; Thông tin người gửi như tên, số điện thoại và địa chỉ.
  • Cung cấp thông tin đầy đủ về loại hàng hóa bạn đang vận chuyển. Những mặt hàng cần vận chuyển có thể là những mặt hàng thông thường, dễ vỡ hoặc đắt tiền.
  • Để bảo vệ quyền lợi của mình một cách tốt nhất, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin được cung cấp là đúng sự thật và chính xác. 
  • Vận đơn nên được lưu giữ trong trường hợp hàng hóa có vấn đề hoặc rủi ro có thể xác định được trong quá trình vận chuyển. 
  • Cuối cùng, bạn cần tìm một công ty vận chuyển quốc tế uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình gửi hàng được diễn ra nhanh chóng và an toàn.

6. Công ty chuyên vận chuyển hàng quốc tế Nhật Minh Express

Nếu bạn đang có nhu cầu vận chuyển hàng ra nước ngoài và cần tư vấn gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì, công ty vận chuyển hàng quốc tế X sẽ là một lựa chọn phù hợp dành cho bạn. 

Gửi hàng bằng máy bay

Tại Nhật Minh Express luôn ưu tiên vận chuyển hàng hóa bằng đường máy bay. Điều này sẽ giúp cho hàng hóa vừa vận chuyển nhanh vừa đảm bảo an toàn cho sản phẩm, có thể lựa chọn nhiều loại mặt hàng phổ biến khác nhau mà không sợ bị tịch thu.

Gửi nhanh

Dù bạn sử dụng gói vận chuyển nào thì thời gian vận chuyển thường rất nhanh, thời gian chuyển hàng đi quốc tế chỉ từ 2 – 3 ngày đến 1 tuần mà không phải hãng vận chuyển nào cũng làm được.

Cước vận chuyển siêu tiết kiệm

Dựa vào sự uy tín, chuyên nghiệp và nỗ lực, công ty vận chuyển của chúng tôi vinh hạnh trở thành đối tác của những hãng bay tại Việt Nam. Vậy nên những đơn hàng được vận chuyển từ Việt Nam sang nước ngoài luôn có trợ giá, khuyến mãi ưu đãi lên tới 40%. Ngoài ra bạn còn có thể lựa chọn những gói vận chuyển chậm hơn nhưng vẫn đảm bảo an toàn đến tay người nhận với mức phí vô cùng phải chăng. 

Đóng gói tại nhà

Với những bạn không am hiểu về gói hàng, công ty chúng tôi hỗ trợ đóng gói ngay tại nhà tiện lợi và nhanh chóng. Với dịch vụ này khách hàng sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc đóng gói, vận chuyển và xử lý hàng hóa.

Cam kết hỗ trợ 24/7

Đặc biệt phải nhắc đến công ty có một đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng được đào tạo chuyên nghiệp, am hiểu rất kỹ về các vấn đề liên quan đến gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì, cách thức và chi phí để có thể tư vấn cho khách hàng một cách chu đáo và chính xác nhất.

Bài viết trên đã cung cấp cho các bạn những thông tin gửi hàng đi nước ngoài cần giấy tờ gì và một số lưu ý khi vận chuyển hàng từ Việt Nam sang nước nước ngoài. Nếu như có thắc mắc, câu hỏi cần được giải đáp hãy liên hệ với công ty vận chuyển phát nhanh quốc tế Nhật Minh Express thông qua số điện thoại 0937603702 để được tư vấn và cập nhật thêm nhiều thông tin bổ ích.

Nhật Minh không những cung cấp dịch vụ gửi hàng đi nước ngoài, bạn còn có thể sử dụng các dịch vụ như là:

Chuyển tiền đi Mỹ giá rẻ

Gửi tiền đi nước ngoài nhanh