Tổng quan quy định gửi hàng ra nước ngoài QUAN TRỌNG nên biết

Các quy định gửi hàng ra nước ngoài là một nguồn thông tin quan trọng mà tất cả những ai muốn gửi hàng đi quốc tế đều phải biết. Thông tin này giúp việc vận chuyển hàng hóa thuận lợi hơn. Đồng thời, nó giảm thiểu những khó khăn, trục trặc xuống mức thấp nhất. Xem bài viết sau của công ty gửi hàng đi nước ngoài Nhật Minh để biết thêm những thông tin quan trọng cần lưu ý. 

1. Quy định gửi hàng ra nước ngoài về thông tin và giấy tờ cần phải cung cấp

Theo quy định gửi hàng ra nước ngoài người gửi phải cung cấp cho đơn vị vận chuyển những thông tin sau để việc khai báo và lưu thông hải quan được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện trong quá trình vận chuyển:

1.1. Thông tin người gửi

Bao gồm đầy đủ các thông tin: Địa chỉ, họ tên, số điện thoại để nhân viên đơn vị gửi hàng có thể liên hệ với người gửi khi cần thiết.

1.2. Thông tin người nhận

Bao gồm các thông tin: Địa chỉ, họ tên, mã bưu cục, số điện thoại để bưu kiện được giao đến đúng tay người nhận.

1.3. Thông tin về lô hàng

Khách hàng phải khai báo trung thực hàng hóa của mình để thuận tiện cho việc vận chuyển ra nước ngoài.

Loại hàng thuộc hàng gì ?

Khi bạn muốn gửi hàng đi nước ngoài tại tphcm hoặc bất kỳ nơi đâu ở Việt Nam thì điều quan trọng là cần cung cấp thông tin về chủng loại hàng hóa. Thông tin về loại hàng giúp đơn vị vận chuyển hàng biết chính xác sản phẩm được vận chuyển thuộc phân loại nào:

• Hàng hóa thông thường
• Hàng có giá trị cao
• Hàng điện lạnh, điện tử,…
• Hàng chất lỏng, hóa chất,..
• Hàng thủy tinh, dễ vỡ.

Trọng lượng của lô hàng

Việc cung cấp con số chính xác của con số trọng lượng giúp đơn vị vận chuyển để tính cước và báo giá cho khách hàng một cách chính xác nhất.

Chi tiết về các mặt hàng có trong kiện hàng

Nếu một kiện hàng bao gồm nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, thì người gửi phải liệt kê chi tiết từng chủng loại và số lượng của mỗi chủng loại đúng quy định gửi hàng ra nước ngoài.

1.4. Giấy chứng nhận cần có

Dựa theo quy định, gửi hàng ra nước ngoài cần giấy tờ gì? Chúng tôi tổng hợp các giấy tờ cần thiết dưới đây:

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại hay còn được gọi là Commercial Invoice rất cần thiết nếu bạn muốn vận chuyển bất kỳ loại hàng hóa nào đi quốc tế. Trên giấy tờ cung cấp thông tin chi phí mà người nhận phải trả cho người gửi hàng.

Vận đơn (BOL)

Chứng từ vận đơn giúp người gửi có thể nắm bắt thông tin hàng hóa vận chuyển đi nước ngoài một cách nhanh chóng và dễ dàng. Theo quy định gửi hàng ra nước ngoài giấy vận đơn sẽ được in thành 3 bản, 1 bản giữ cho người gửi, 1 bản cho đơn vị vận chuyển và bản còn lại cho người nhận.

Tờ khai xuất khẩu của người gửi hàng (SED)

Loại giấy tờ này yêu cầu khai báo nếu mặt hàng cần gửi nằm trong danh sách kiểm soát xuất khẩu. Vì vậy, bạn cần kiểm tra xem hàng hóa của mình có nằm trong danh sách kiểm soát hay không để có thể chuẩn bị hồ sơ đầy đủ nhất.

Tài liệu kiểm soát hàng hoá (CCD)

Trước khi gửi hàng đi quốc tế, các đơn vị vận chuyển phải chuẩn bị loại tài liệu này nộp cho cơ quan dịch vụ biên giới quốc tế để kiểm soát việc vận chuyển.

Mỗi quốc gia sẽ có những yêu cầu riêng khác nhau về quy định gửi hàng ra nước ngoài đối với từng loại hàng hóa. Ví dụ:

Gửi hàng đi Mỹ:

• Giấy tờ, bảo hiểm hàng hóa, biên nhận nộp thuế nếu lô hàng có giá trị cao.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch, microchip, tiêm phòng dại nếu bạn cần vận chuyển vật nuôi.
• Giấy chứng nhận FDA đối với hàng hóa là thực phẩm và dược phẩm.

Gửi hàng đi các nước Châu Âu:

• Hóa đơn mua hàng.
• Biên lai thanh toán (đối với thanh toán bằng tiền mặt).
• Hóa đơn mua hàng trực tuyến (đối với đặt hàng trực tuyến).
• Hóa đơn thanh toán trực tuyến (đối với thanh toán bằng phương thức thanh toán quốc tế an toàn nhất).

2. Quy định về kích thước và trọng lượng của bưu phẩm

Cho dù chuyển hàng quốc tế qua bưu điện trong nước hay quốc tế thì trọng lượng và kích thước là những vấn đề rất quan trọng. Điều này được quy định rất rõ ràng bởi các hãng vận chuyển và các quốc gia.

Kích thước tiêu chuẩn của thùng hàng

Kích thước tối đa cửa bưu phẩm sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy định gửi hàng ra nước ngoài của người gửi và cả người nhận. Chia sẻ với bạn đọc công thức tính kích thước thông thường của kiện hàng:

Kích thước = [(chiều cao + chiều rộng) x 2] + chiều dài. 

Theo đó, một vài quốc gia cụ thể sẽ giới hạn kích thước hàng hóa với các mốc như sau:

QUỐC GIA	CHIỀU DÀI	CHU VI
Úc	1,05 m	2 m
Mỹ	1,5 m	3 m
Canada	1,5 m	3 m
Đài Loan	1,5 m	3 m
Malaysia	1,5 m	2 m
Pháp	1,05 m	3 m
Đan Mạch	1.5m	3m
Phần Lan	1,05 m	2 m
Pháp	1,05 m	2 m
Đức	1,05 m	2 m
HongKong	1,5 m	3 m

Trọng lượng tiêu chuẩn của bưu phẩm

Theo quy định gửi hàng ra  nước ngoài, trọng lượng đơn hàng tối đa được công bố rất rõ ràng. Tuy nhiên, mỗi đơn vị vận chuyển lại có những trọng lượng cho phép khác nhau. Nếu gói hàng của bạn vượt quá trọng lượng cho phép sẽ bị trả lại và không được gửi đi.

Tùy theo phương thức vận chuyển đường hàng không hay đường biển mà trọng lượng kiện hàng được chấp nhận cũng sẽ khác nhau. Khi người gửi đến các địa điểm giao nhận  hàng nhân viên sẽ tư vấn chi tiết hơn về vấn đề này.

3. Các mặt hàng được phép gửi đi và mặt hàng bị cấm gửi đi

Quy định gửi hàng ra nước ngoài nêu rõ các mặt hàng được phép gửi và không được phép gửi. Người gửi cần nắm rõ để tránh rắc rối không đáng có.

Mặt hàng được phép gửi đi nước ngoài

Các loại hàng hóa bạn có thể vận chuyển quốc tế đều phải nằm trong quy định gửi hàng ra nước ngoài  đúng pháp luật bao gồm:

• Các mặt hàng thiết yếu: bao gồm hàng thực phẩm chế biến sẵn, tạp hóa,  thực phẩm khô, mứt, thuốc men, thực phẩm tốt cho sức khỏe, kẹo…
• Các mặt hàng thời trang: quần áo, vải, giày, mũ, nón, túi …
• Mặt hàng điện tử: bao gồm laptop, linh kiện điện tử,tai nghe, điện thoại, máy tính bảng …
• Các mặt hàng đồ lưu niệm, quà tặng: đồng hồ, đồ lưu niệm, mỹ phẩm, bút máy, vòng tay, sổ tay…
• Thủ công mỹ nghệ dân dụng như: gốm, bàn ghế, sứ …

Mặt hàng bị cấm gửi đi quốc tế

Không phải sản phẩm nào ở Việt Nam cũng gửi được ra nước ngoài. Quy định gửi hàng ra nước ngoài thường được chia thành hai loại, đó là:

• Hàng không được gửi theo quy định của pháp luật: Là những loại hàng có chứa các mặt hàng cấm hoặc các vật dụng dễ nổ như bom, vũ khí hoặc dao gây sát thương và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người dân sử dụng.
• Hàng không được vận chuyển theo quy định của ngành vận chuyển: Ngay cả khi hàng hóa của bạn là hợp pháp và vẫn có thể được lưu thông tại Việt Nam, chẳng hạn như: cá, sữa, thịt trứng. Tuy nhiên, việc giao những sản phẩm này đến các nước Châu Âu như Canada, Hoa Kỳ hoặc nhiều nước khác không được chấp nhận. Thực phẩm tươi, đông lạnh hoặc khô đều là các mặt hàng  không được chấp nhận ở các quốc gia này. 
• Ở một số quốc gia, chẳng hạn như Singapore, bạn vẫn có thể gửi các sản phẩm đông lạnh, thực phẩm tươi sống, trái cây tươi.

4. Những cách thức đóng gói các mặt hàng hóa

Tùy thuộc vào loại hàng hóa thì sẽ có những cách đóng gói tương ứng để bảo vệ mặt hàng được tốt nhất trong suốt quá trình vận chuyển. Dưới đây là hai dạng hàng hóa điển hình với cách đóng gói tương ứng như sau:

• Mặt hàng là tài liệu giấy (hợp đồng, thư từ,…): sẽ được gói trong những bao bì chống nước, không bị ảnh hưởng bởi thời tiết như nhiệt độ cao.
• Những mặt hàng không phải là tư liệu thì sẽ tùy mức độ quan trọng và yêu cầu của người gửi để lựa chọn hình thức đóng gói phù hợp nhất.
• Những mặt hàng hóa khác: sẽ được lựa chọn tùy độ dễ hỏng của mặt hàng mà chúng tôi sẽ tiến hành đóng gói với những thùng carton, thùng gỗ, thanh gỗ, kèm mút xốp, bong bóng nhựa để hạn chế va đập mạnh trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Nếu bạn muốn biết chi tiết hãy tham khảo thêm về cách đóng gói hàng hóa chuẩn để gửi đi nước ngoài của Nhật Minh Express nhé!

5. Thời gian chuyển hàng ra nước ngoài

Tùy thuộc vào địa điểm mà người gửi chọn lựa thì thời gian chuyển hàng ra nước ngoài sẽ chênh lệch không đồng đều. Dưới đây là một số thời gian chuyển hàng phổ biến:

• Nếu đơn hàng được vận chuyển sang Mỹ, Canada: từ 3 – 5 ngày làm việc nếu bạn chọn dịch vụ chuyển phát nhanh. 2 – 3 ngày làm việc dành cho gói ship hàng hỏa tốc. Và bạn muốn tiết kiệm và mặt hàng không cần gửi đi quá nhanh thì có thể chọn gói tiết kiệm 5-7 ngày làm việc.
• Đơn hàng được chuyển đến những quốc gia Châu Á: tương tự như trên thì tùy vào sự lựa chọn vận chuyển hàng của bạn mà thời gian có thể sẽ dao động trong 2 đến 10 ngày với gói cước tiết kiệm – nhanh – hỏa tốc.
• Lựa chọn vận chuyển hàng đi Úc: có thời gian nhanh hơn gửi hàng đi Mỹ/ Canada và cũng áp dụng cho mọi loại gói cước vận chuyển.

6.  Quy định của từng hình thức vận chuyển

Mỗi phương thức vận chuyển gửi hàng ra nước ngoài (dù là gửi hàng đi Châu Âu, ship mặt hàng đến Úc,…)đều có những quy định riêng và phù hợp với từng loại hàng hóa khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu về các quy định và phân loại hàng hóa để có thể chọn phương thức gửi hàng ra nước ngoài giá rẻ tiết kiệm chi phí nhất.

Gửi hàng quốc bằng bằng đường biển

Vận tải đường biển là một hình thức vận chuyển hàng hóa quốc tế, nó chiếm 3/5 khối lượng vận chuyển hàng hóa trên thế giới. Lý do vì phương thức này vận chuyển được quãng đường dài, lượng hàng trong một chuyến là rất lớn và hình thức này cũng rất đa dạng. Ưu điểm của vận chuyển đường biển là tiết kiệm chi phí, gửi được những hàng hóa cồng kềnh, lớn với mức độ an toàn cao. 

Các loại hàng hóa sau đây nên vận chuyển bằng đường biển bao gồm gỗ, than, thực phẩm, cát … Đặc biệt theo quy định gửi hàng ra nước ngoài bằng đường biển thì hóa chất và các loại hàng hóa đặc biệt vẫn có thể được vận chuyển khi được đóng gói cẩn thận và có giấy chứng nhận xuất xứ của cơ quan chức năng.

Gửi hàng quốc bằng bằng đường hàng không

Tỷ trọng hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không nhỏ, dưới 0,5%. Tuy nhiên, giá trị của hình thức này là 30%. Đây là hình thức vận chuyển hàng hóa nhanh nhất và an toàn nhất, nhưng chi phí lại rất cao.

Ngoài ra, đường hàng không còn có nhiều ưu điểm khác như không bị cản trở về mặt địa hình, giảm thiểu rủi ro, tổn thất cho hàng hóa. Thời gian giao hàng nhanh chóng, phù hợp với hàng hóa có giá trị, chi phí bảo hiểm và lưu kho thấp…

Vận chuyển bằng đường hàng không thích hợp gửi hàng ra nước ngoài với các loại hàng hóa như bưu phẩm, thư từ, hàng hóa dễ hư hỏng như hoa tươi, thực phẩm, đồ gốm sứ, điện tử,…  

Gửi hàng quốc bằng qua bưu điện

Chuyển phát bưu điện là phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến. Hình thức này giải quyết được hầu hết các vấn đề về khoảng cách, thời gian… cho bạn khi muốn gửi hàng đi bất cứ đâu. Tuy nhiên, không phải hàng hóa nào cũng có thể sử dụng phương thức gửi qua đường bưu điện. Bên cạnh đó phí gửi hàng qua bưu điện ra nước ngoài VNPost cũng khá cao.

Việc sử dụng dịch vụ vận chuyển phải tuân theo các điều khoản và quy định đặc biệt liên quan đến hàng hóa. Cụ thể, các loại hàng sau đây không được gửi qua đường bưu điện bao gồm các chất kích thích ( thuốc phiện, ma túy, chất kích thích tâm thần, chất gây nghiện…).

Theo quy định gửi hàng ra nước ngoài đối với một số loại hàng hóa, khi giao hàng phải có đầy đủ các loại giấy tờ để chứng minh nguồn gốc xuất xứ chẳng hạn như sản phẩm kinh doanh phải có chứng từ thuế, chứng từ hợp lệ photo…

7. Thuế nhập khẩu sau khi gửi hàng

Thuế nhập khẩu nghĩa là chi phí người nhận hàng có thể phải trả thêm trước khi nhận hàng. Ở đây chúng tôi dùng từ “có thể”, nghĩa là đôi khi sẽ đóng hoặc không phải đóng thuế này. Vì vậy, sau khi tư vấn  khách hàng, các đơn vị vận chuyển thường nói “có thể đóng thêm thuế nhập khẩu”, nhưng chưa chắc bạn sẽ phải đóng thuế.

8. Thông tin về quy định về các loại phụ phí

Trong vận chuyển quốc tế, bên cạnh quy định giá cước gửi hàng đi nước ngoài thì còn phát sinh các loại phụ phí khác. Vì vậy, các doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi hàng ra nước ngoài cần đặc biệt lưu ý đến các loại phụ phí 

8.1. Phụ phí trong vận chuyển đường hàng không

Tùy theo quy định gửi hàng ra nước ngoài bằng đường hàng không của từng nước, có những phụ phí như:

• Phí trucking từ kho ra sân bay
• Phí thủ tục hải quan
• Phí handling
• Phí soi an ninh/ X-ray fee và Security
• Phí phát hành vận đơn
• Cước vận chuyển (Freight)
• Phí tách Bill
• Phí THC

8.2. Phụ phí trong vận chuyển đường biển

Khi gửi hàng ra nước ngoài theo đường biển sẽ có kèm những phụ phí sau:

• THC (Phí xếp dỡ cảng đi)
• EBS (Phí xăng dầu)
• BILL (Phí chứng từ)
• CFS (Phí bốc xếp cảng đi)
• AFR (Phí truyền dữ liệu hải quan đi Nhật)
• AMS (Phí truyền dữ liệu hải quan đi Mỹ)
• AFS (Phí truyền dữ liệu hải quan đi Trung Quốc)

9. Tìm địa chỉ công ty chuyển phát nhanh quốc tế uy tín chất lượng

Giữa thị trường ngành vận chuyển ở Việt Nam có rất nhiều đơn vị chuyên chuyển phát nhanh hàng đi nước ngoài. Do vậy việc lựa chọn một đơn vị uy tín nắm rõ các quy định gửi hàng ra nước ngoài không phải là điều dễ dàng.

Công ty Nhật Minh Express được đánh giá là một trong những đơn vị gửi hàng quốc tế, gửi hàng Việt Nam đi Mỹ, Hàn Quốc và nhiều quốc gia khác với chi phí hợp lý. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng nhiều tiện ích như: 

• Miễn phí đóng gói hàng hóa tại nhà cho khách, miễn phí hút chân không. 
• Cước phí vận chuyển hợp lý, cạnh tranh rẻ từ 30-40% so với thị trường ( do thuộc đại lý cấp 1 của các hãng UPS, DHL,…)
• Đội ngũ chuyên viên đóng gói hàng hóa đúng quy chuẩn
• Dễ dàng tra cứu, nắm bắt lịch trình đơn hàng
• Thủ tục nhanh chóng, đơn giản
• Dịch vụ khách hàng 24/7
• Thời gian giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn, uy tín

Bài viết đã tổng hợp thông tin đầy đủ và chính xác nhất về quy định gửi hàng ra nước ngoài tại Việt Nam. Người gửi hàng gần hỗ trợ thêm thông tin đặc hoặc báo giá chính xác về kiện hàng cần gửi, hãy liên hệ ngay với Nhật Minh Express theo số hotline để được hỗ trợ chu đáo nhất.