Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng sang Canada 2026

Thủ tục xuất khẩu hàng sang Canada thường khiến nhiều doanh nghiệp Việt Nam “đau đầu” vì không rõ cần chuẩn bị hồ sơ gì, làm C/O thế nào để được ưu đãi thuế và xử lý ra sao khi hải quan yêu cầu bổ sung chứng từ. Ngay cả những đơn vị đã từng xuất khẩu cũng dễ gặp rủi ro như sai mã HS, thiếu giấy kiểm dịch, khai báo ACI chậm hoặc chọn nhầm phương thức vận chuyển khiến chi phí đội lên và hàng bị chậm thông quan. Trong bài viết này, Nhật Minh Express sẽ giúp bạn nhìn rõ toàn bộ quy trình từ A–Z, chỉ ra những lỗi thường gặp và hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ – lựa chọn C/O – phương án vận chuyển phù hợp, đồng thời cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói cho doanh nghiệp, từ tư vấn chứng từ đến khai báo hải quan và gửi hàng sang Canada an toàn, đúng tiến độ.

Bộ chứng từ cần chuẩn bị khi xuất khẩu hàng hóa đi Canada

Bộ chứng từ xuất khẩu đi Canada cần chuẩn bị đầy đủ để tránh chậm thông quan hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Thể hiện thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng và điều kiện Incoterms. Đây là chứng từ quan trọng để hải quan Canada tính thuế nhập khẩu.
• Packing List (Phiếu đóng gói): Liệt kê số kiện hàng, trọng lượng, kích thước, quy cách đóng gói và mã kiện. Hỗ trợ kiểm hóa và kiểm đếm hàng hóa nhanh hơn.
• Bill of Lading – B/L (Vận đơn đường biển): Xác nhận hãng tàu đã tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển sang Canada bằng đường biển.
• Airway Bill – AWB (Vận đơn hàng không): Chứng từ vận chuyển áp dụng cho hàng gửi bằng đường hàng không sang Canada.
• Sales Contract (Hợp đồng ngoại thương): Thể hiện điều khoản mua bán, thanh toán, thời gian giao hàng và trách nhiệm giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu.
• Certificate of Origin – C/O (Chứng nhận xuất xứ): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan khi nhập khẩu vào Canada. Tùy chương trình ưu đãi và từng thời điểm áp dụng, doanh nghiệp cần xác định đúng loại C/O phù hợp trước khi làm hồ sơ.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu điện tử: Hồ sơ bắt buộc khi thực hiện hải quan xuất khẩu sang Canada, gồm mã HS, trị giá hàng hóa và thông tin vận chuyển.
• Giấy kiểm dịch thực vật: Áp dụng cho nông sản, thực phẩm có nguồn gốc thực vật khi xuất khẩu sang Canada.
• Chứng thư kiểm dịch động vật/thủy sản: Dành cho thủy sản đông lạnh, thực phẩm có nguồn gốc động vật hoặc hàng thủy hải sản.
• Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm: Bắt buộc với nhiều nhóm thực phẩm chế biến, đồ ăn đóng gói hoặc hàng tiêu dùng thực phẩm.
• Chứng nhận hợp chuẩn hoặc kiểm định kỹ thuật: Thường áp dụng cho máy móc, thiết bị điện tử và linh kiện công nghệ.
• Insurance Certificate (Chứng từ bảo hiểm hàng hóa): Xác nhận lô hàng đã được mua bảo hiểm vận chuyển quốc tế để giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.
• Hồ sơ khai báo ACI Canada: Bộ thông tin khai báo trước khi hàng đến Canada, gồm mô tả hàng hóa, số vận đơn và thông tin người gửi – nhận.

Tùy nhóm hàng, hồ sơ xuất khẩu hàng hóa sang Canada có thể cần thêm giấy chứng nhận chất lượng hoặc kiểm định kỹ thuật. Cá nhân/doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ để đồng nhất về tên hàng, số lượng và mã HS.

Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng sang Canada

Dưới đây là quy trình các bước thủ tục cần làm khi muốn xuất khẩu hàng hóa sang Canada:

• Bước 1: Phân loại hàng hóa và xác định HS Code: Doanh nghiệp cần tra cứu mã HS code xuất khẩu sang Canada chính xác để xác định thuế suất, chính sách quản lý và giấy phép liên quan. Một số mặt hàng như thực phẩm, mỹ phẩm và linh kiện điện tử thường có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý mã HS tại Việt Nam thường được sử dụng ở cấu trúc 8 số, trong khi phía Canada có thể quản lý và phân loại chi tiết hơn theo hệ thống 10 số khi nhập khẩu. Việc đối chiếu đúng mã hàng ngay từ đầu giúp hạn chế sai lệch khi khai báo chứng từ, tính thuế và xin ưu đãi theo hiệp định thương mại.
• Bước 2: Kiểm tra giấy phép xuất khẩu: Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc nhóm cần giấy phép hoặc chứng nhận kiểm định hay không. Các mặt hàng thường kiểm tra nghiêm gồm thực phẩm đông lạnh, pin lithium, mỹ phẩm, thiết bị y tế và hàng có nguồn gốc động thực vật.
• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ và ký hợp đồng ngoại thương: Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu đi Canada gồm Invoice, Packing List, hợp đồng thương mại, C/O và chứng từ chuyên ngành nếu có. Đồng thời thống nhất điều kiện Incoterms, thanh toán và trách nhiệm giao nhận giữa hai bên.
• Bước 4: Mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế: Đối với hàng giá trị cao hoặc vận chuyển đường biển dài ngày, doanh nghiệp nên mua bảo hiểm để hạn chế rủi ro mất mát, hư hỏng hoặc phát sinh sự cố trong quá trình vận chuyển.
• Bước 5: Khai báo ACI Canada: Thực hiện khai báo ACI trước khi hàng đến Canada đối với cả đường biển và hàng không. Nội dung khai báo gồm thông tin người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số vận đơn và cảng đến.
• Bước 6: Thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam: Doanh nghiệp tiến hành mở tờ khai điện tử, nộp hồ sơ hải quan, kiểm hóa nếu được yêu cầu và hoàn tất thông quan hàng hóa trước khi xuất khẩu.
• Bước 7: Vận chuyển hàng hóa sang Canada: Hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng đường biển hoặc hàng không tùy nhu cầu thời gian và chi phí. Sau đó gửi bộ chứng từ gốc cho đối tác để hoàn tất thủ tục nhận hàng tại Canada.
• Bước 8: Hoàn tất giao nhận và lưu hồ sơ xuất khẩu: Sau khi hàng được giao thành công, doanh nghiệp cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ xuất khẩu hàng hóa sang Canada để phục vụ đối chiếu chứng từ, quyết toán thuế và kiểm tra sau thông quan.

Đối với khách hàng có nhu cầu tìm dịch vụ gửi hàng đi Canada uy tín tại TpHCM thì có thể tìm đến dịch vụ của Nhật Minh Express, nơi xử lý gửi các loại hàng hóa từ Việt Nam sang các bang Canada theo hình thức cá nhân có hỗ trợ door to door nhằm tối ưu chi phí khách hàng.

Những lưu ý khi xuất khẩu sang thị trường Canada

Canada có tiêu chuẩn nhập khẩu khá nghiêm ngặt. Doanh nghiệp khi làm thủ tục xuất khẩu hàng sang Canada cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Kiểm tra kỹ quy định nhãn mác song ngữ Anh và Pháp.
• Khai báo đúng giá trị hàng hóa để tránh bị truy thu thuế.
• Đảm bảo thông tin trên chứng từ đồng nhất.
• Kiểm tra tiêu chuẩn an toàn đối với thực phẩm và mỹ phẩm.
• Chủ động tìm hiểu thuế nhập khẩu vào Canada từ Việt Nam theo từng nhóm hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên ưu tiên chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu đi Canada ngay từ đầu để hạn chế phát sinh trong quá trình kiểm hóa.

Những câu hỏi thường gặp khi xuất khẩu hàng đi Canada FAQs

Dưới đây là những phần giải đáp thắc mắc về các thủ tục xuất khẩu hàng sang Canada.

Tổng quan thị trường xuất khẩu Việt Nam sang Canada

Canada hiện là một trong những thị trường nhập khẩu tiềm năng của hàng Việt tại khu vực Bắc Mỹ. Theo số liệu thương mại gần đây, kim ngạch thương mại song phương Việt Nam – Canada đã vượt mốc 7 tỷ USD mỗi năm, trong đó xuất khẩu từ Việt Nam chiếm hơn 6 tỷ USD.

Nhờ hiệp định Comprehensive and Progressive Agreement for Trans-Pacific Partnership, hơn 95% dòng thuế nhập khẩu vào Canada từ Việt Nam đang được cắt giảm theo lộ trình. Nhiều mặt hàng hiện hưởng mức thuế ưu đãi 0%, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí khi thực hiện quy trình xuất khẩu sang Canada chính ngạch.

Canada cũng thuộc nhóm quốc gia có sức mua cao. Thu nhập bình quân đầu người hiện dao động trên 50.000 USD/năm. Điều này tạo cơ hội lớn cho hàng tiêu dùng, thực phẩm chế biến và sản phẩm chất lượng cao từ Việt Nam.

Cách kê khai hải quan xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa sang Canada?

Doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử Việt Nam và cung cấp dữ liệu ACI cho phía Canada trước khi hàng đến cảng.

Phải chuẩn bị chứng nhận xuất xứ nào cho Canada?

Tùy từng chương trình ưu đãi thuế quan và yêu cầu của lô hàng, doanh nghiệp cần xác định đúng loại chứng nhận xuất xứ khi xuất khẩu sang Canada. Trường hợp hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ theo Hiệp định CPTPP và muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định này, doanh nghiệp thường sử dụng chứng từ chứng nhận xuất xứ CPTPP. Trong một số trường hợp khác liên quan đến chương trình ưu đãi thuế quan phổ cập, doanh nghiệp có thể được yêu cầu sử dụng C/O form A nếu chính sách áp dụng còn hiệu lực và phù hợp với loại hàng hóa. Vì vậy, trước khi làm hồ sơ, nên kiểm tra rõ hiệp định hoặc chương trình ưu đãi mà lô hàng dự kiến áp dụng để tránh dùng sai chứng từ.

Mã HS của Việt Nam 8 số và Canada 10 số khác nhau như thế nào?

Tại Việt Nam, mã HS trong khai báo xuất khẩu thường sử dụng ở cấp độ 8 số để xác định tên hàng và chính sách quản lý. Trong khi đó, khi hàng nhập vào Canada, cơ quan hải quan có thể áp dụng mã phân loại chi tiết hơn ở cấp 10 số để tính thuế và kiểm soát hàng hóa. Vì vậy, doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ mô tả hàng, thành phần và công dụng thực tế để tránh lệch mã giữa hồ sơ xuất khẩu tại Việt Nam và hồ sơ nhập khẩu tại Canada.

Nên gửi hàng sang Canada bằng đường biển hay đường hàng không?

Đường hàng không thường phù hợp với hàng mẫu, hàng gấp, chứng từ, mỹ phẩm, linh kiện điện tử hoặc lô hàng giá trị cao cần giao nhanh, thời gian vận chuyển phổ biến khoảng 3-7 ngày nhưng chi phí cao hơn. Đường biển phù hợp với hàng cồng kềnh, hàng số lượng lớn, nội thất, máy móc, thực phẩm khô hoặc lô hàng thương mại cần tối ưu ngân sách, thời gian thường khoảng 25-40 ngày nhưng chi phí tiết kiệm hơn đáng kể.

Thời gian vận chuyển hàng sang Canada mất bao lâu?

Đường hàng không thường từ 3-7 ngày. Đường biển dao động khoảng 25-40 ngày tùy cảng nhận hàng.

Những mặt hàng nào bị kiểm tra nghiêm ngặt khi xuất khẩu sang Canada?

Thực phẩm, mỹ phẩm, pin lithium, dược phẩm và sản phẩm có nguồn gốc động thực vật thường bị kiểm tra kỹ hơn.

Có nên sử dụng dịch vụ logistics trọn gói khi xuất khẩu đi Canada?

Dịch vụ trọn gói giúp tối ưu thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót chứng từ và hỗ trợ theo dõi lộ trình hàng hóa hiệu quả hơn.

Thủ tục xuất khẩu hàng sang Canada cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo chính xác và tuân thủ quy định nhập khẩu của Canada. Việc nắm rõ quy trình xuất khẩu sang Canada chính ngạch sẽ giúp hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí vận chuyển. Nhật Minh Express hiện hỗ trợ tư vấn hồ sơ, khai báo hải quan và vận chuyển quốc tế đi Canada nhanh chóng cho khách hàng tại TP.HCM. Liên hệ ngay hotline 0937603702 để được hỗ trợ chi tiết về quy trình gửi hàng sang Canada phù hợp với từng loại hàng hóa.