Trong hoạt động mua bán quốc tế, hóa đơn thương mại được xem là chứng từ cần thiết nhất. Hóa đơn giúp người mua, người bán cũng như bên hải quan nắm bắt được những thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Có chức năng như thế nào? Chuyển phát nhanh quốc tế Nhật Minh Express sẽ giải thích chi tiết qua những gợi ý dưới đây.
1. Khái niệm hóa đơn thương mại là gì?
Khi bạn đi mua sắm tại các siêu thị hay thanh toán bất cứ món hàng nào tại siêu thị đều sẽ nhận được hóa đơn. Đây cũng là dạng chứng từ sử dụng khá phổ biến để giúp xác minh các hoạt động mua bán. Và tương tự, hóa đơn thương mại cũng chính là chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán quốc tế. Vậy mục đích hóa đơn thương mại Commercial Invoice là gì?
Commercial Invoice là một chứng từ cơ bản để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên đó. Hóa đơn có ghi đầy đủ các thông tin chi tiết như đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng. …Hóa đơn thương mại cũng là cơ sở để tính toán ra các chi phí có liên quan khác như chi phí bảo hiểm, thuế hải quan.
2. Chức năng của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu
Chức năng của hóa đơn thương mại là gì cũng là điều mà nhiều người quan tâm, cụ thể:
Chức năng thanh toán
Mục đích chính của hóa đơn thương mại đó là có chức năng thanh toán, đây là chứng từ hợp pháp để người bán yêu cầu bên mua trả tiền cho mình. Do đó, trong hóa đơn này có ghi rõ những nội dung có liên quan đến tổng giá tiền, giá từng sản phẩm, đơn vị tiền tệ… có đầy đủ con dấu và chữ ký đảm bảo.
Chức năng khai giá hải quan
Chức năng khác của hoá đơn thương mại là gì? Giá có ghi trên hóa đơn thương mại là một căn cứ vô cùng quan trọng để tính thuế nhập khẩu hải quan. Bên cạnh đó, còn có thêm những thông tin khác bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn sử dụng cho kê khai điện tử.
Tính tiền bảo hiểm
Tương tự như tờ khai hải quan, giá được ghi trên hóa đơn thương mại điện tử sẽ được sử dụng làm cơ sở để tính toán số tiền chi trả bảo hiểm.
Tương tự như hóa đơn thương mại thì Incoterm cũng có công dụng trong việc bảo vệ quyền lợi giữa người mua và người bán. Đây là chứng từ quan trọng mà mỗi khi gửi hàng sang nước ngoài, bạn cần phải đặc biệt chú ý. Mời bạn cùng xem Gửi hàng đi Mỹ cần lưu ý cụ thể sao về khối lượng hàng cùng kích thước tiêu chuẩn để không bị mất phí bảo hiểm oan uổng.
3. Hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung gì?
Trên hóa đơn thương mại điện tử được ghi chú khá nhiều nội dung, có những nội dung bắt buộc và cũng có những nội dung mang tính chất tham chiếu. Vậy cụ thể nội dung trên hóa đơn thương mại là gì?
Thông tin người mua – người bán
Người thiết lập hóa đơn thương mại bắt buộc phải là người bán nếu có sử dụng phương thức chuyển tiền. Và những thông tin thể hiện là người hưởng thụ có ghi trên tín dụng chứng từ nếu như có sử dụng phương thức tín dụng. Những thông tin cơ bản được ghi trên đó bao gồm công ty, số điện thoại, địa chỉ liên hệ. Còn đối với phía người bán cần cung cấp đủ tên, địa chỉ đầy đủ, quốc gia xuất khẩu.
Số Invoice, ngày Invoice
Nội dung trong hóa đơn thương mại bắt buộc phải có số, ngày của hóa đơn. Bên cạnh đó, các nhà xuất nhập khẩu có thể lưu trữ hồ sơ theo số hóa đơn, cụ thể:
Số Invoice: Đây là tên viết tắt hợp lệ được quy định bởi bên xuất khẩu.
Ngày Invoice: Theo thông lệ hoạt động thương mại quốc tế thường lập sau khi ký hợp đồng được các bên ký trước ngày hàng hóa xuất khẩu.
Phương thức vận chuyển, thanh toán
Không bắt buộc phải ghi tên hay số chuyển của việc vận chuyển nhưng cần lưu ý ghi rõ phương thức. Phương thức này có thể là đường bộ, đường không, đường biển, cảng/hàng không nhận hàng. Với thanh toán có thể theo hình thức là chuyển tiền T/T, thanh toán tín dụng L/C và hình thức thanh toán chứng từ D/A, D/P.
Thông tin hàng hóa
Thông tin hàng hóa ghi yêu cầu sản phẩm, chất lượng, ký hiệu, mã hiệu, số lượng của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa. Bao gồm tên thông thường của sản phẩm, chất lượng, mã hiệu, ký hiệu và số hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu. Bên cạnh đó là số mã hiệu khi bao gói hàng hóa và điều khoản thanh toán như thanh toán TTR, TT, LC,…., đồng tiền thanh toán như USD, EUR….
Quốc gia xuất khẩu
Thông tin về quốc gia xuất khẩu là yêu cầu cung cấp bắt buộc nhằm mục đích truy xuất hàng hóa. Hiện tại, chưa có quy định cụ thể khi khai báo mục này nhưng quốc gia sẽ giúp kiểm tra và ngăn chặn những hàng hóa cấm, hàng lậu, hàng xuất xứ…
Tổng tiền (Amount)
Tổng tiền phụ thuộc vào số lượng kiện hàng gồm cả trọng lượng của bao bì, thông tin này đã đề xuất trong Packing list nên không nhất thiết phải khai trong hóa đơn thương mại. Những chi phí có liên quan khác có liên quan sẽ được nêu rõ từng khoản như cước vận tải, đóng gói, chi phí bao bì, …
Số lượng hàng hóa và Giá bao nhiêu với loại tiền gì
Một hóa đơn thương mại là gì đúng chuẩn sẽ có đủ những số lượng hoặc kích thước hàng hóa được tính theo nước giao hàng hoặc theo tiêu chuẩn số ký của Hoa Kỳ. Đi kèm sẽ là tổng số tiền (tổng giá trị của hóa đơn được ghi rõ bằng cả chữ + số + mệnh giá thanh toán) và loại tiền.
Chi phí liên quan khác
Nếu đơn hàng vận chuyển có sử dụng các loại phí như: phí vận chuyển, vận tải quốc tế, chi phí bảo hiểm, phí hoa hồng, phí chi cho các loại bao bì,… thì đều phải ghi chú thích đầy đủ trong hóa đơn.
Số hoá đơn, ngày phát hành
Số hóa đơn là thông tin cần thiết để tra cứu, nhất là khi đơn hàng xảy ra những vấn đề ngoài mong muốn. Thông tin này được người bán hoặc bên công ty chịu trách nhiệm xuất khẩu ghi chú. Đây cũng là nội dung được sử dụng cho khai báo một số thủ tục trong hoạt động xuất khẩu.
4. Các loại hóa đơn thương mại
Bên cạnh câu hỏi hóa đơn thương mại là gì, bạn cũng cần nắm những loại hóa đơn thương mại phổ biến hiện nay trên thị trư
Hoá đơn chiếu lệ
Hóa đơn chiếu lệ hay còn được biết đến là Proforma Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Hóa đơn chiếu lệ là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn nhưng không dùng để thanh toán. Mục đích để sử dụng là để làm chứng từ hải quan, thủ tục nhập khẩu, ghi giấy phép ngoại tệ, làm chứng từ kê khai hàng hóa, trưng bày triển lãm và sử dụng để làm chứng từ kèm với hàng hóa theo phương thức đại lý, gửi bán ra nước ngoài.
Hoá đơn chi tiết
Hóa đơn chi tiết hay còn được biết đến với tên tên anh là Detailed Invoice. Loại hóa đơn này sử dụng nhằm mô tả hàng hóa với những mặt hàng có nhiều chủng loại. Giá cả trong hóa đơn chi tiết được kê khai theo chủng loại và căn cứ theo hợp đồng hay L/C.
Hoá đơn hải quan
Custom Invoice là tên tiếng Anh của hóa đơn hải quan, mục đích của loại hóa đơn này đó là sử dụng để tính giá trị hàng hóa tính theo thuế của hải quan và những chi phí khác có liên quan.
Hoá đơn lãnh sự
Hoá đơn lãnh sự – Consular Invoice là hóa đơn có xác nhận của lãnh sự nước ngoài mua và đang làm việc tại quốc gia của người bán. Đây là dạng hóa đơn có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.
Việc nắm bắt và phân chia các loại hóa đơn thương mại là gì là cách giúp ích cho công việc trở nên dễ dàng hơn, đồng thời quản lý hồ sơ, tài liệu thuận tiện.
Hóa đơn tạm thời
Được sử dụng trong trường hợp cả người mua lẫn người bán đều không nắm rõ những thông tin chính thức của hóa đơn thương mại là gì và những trường hợp sẽ phải bắt buộc áp dụng hóa đơn thương mại tạm thời là:
- Lô hàng được giao liên tục nhiều lần nên việc xuất hóa đơn chính thức sẽ khá phiền và lúc này được phép sử dụng hóa đơn tạm thời để thanh toán và nếu không còn giao lô hàng đó nữa thì sẽ tiến hành thanh toán bằng hóa đơn chính thức.
- Nếu người bán muốn thu tiền trước dựa trên trọng lượng đơn hàng thì được phép yêu cầu xuất hóa đơn thương mại tạm thời.
- Trường hợp giá của đơn hàng thay đổi do khối lượng tăng giảm trong lúc vận chuyển
Hóa đơn xác nhận
Đây còn được xem như một loại chứng từ được ký xác nhận bởi phòng Thương Mại & Công Nghiệp Việt Nam để công nhận xuất xứ của lô hàng hóa và đồng thời kiêm cả chức năng là hóa đơn thanh toán.
Hóa đơn chính thức
Đây là loại hóa đơn cuối cùng nhằm kết thúc dứt khoát giá trị cuối cùng của lô hàng.
Hóa đơn tập trung
Thường nếu người bán không muốn đứng tên ký kết một lô hàng trung gian hoặc tái xuất khẩu thì có thể sử dụng hóa đơn tập trung do người khác ký dể thực hiện việc xuất khẩu lại nhóm sản phẩm nào đó.
5. Mẫu hóa đơn thương mại xuất khẩu
Hóa đơn thương mại điện tử được lập ra và sử dụng theo căn cứ của UCP 600 và các quy tắc, thực hành thống nhất về tín dụng, chứng từ. Do đó, không có mẫu bắt buộc cố định miễn là phải đáp ứng đủ nội dung cần thiết theo quy định của UCP 600. Bạn có thể ghé thăm các trang web về xuất nhập khẩu để download mẫu hóa đơn thương mại, mẫu Invoice đơn giản.
6. Hướng dẫn cách lập hóa đơn thương mại nhanh và chính xác
Theo quy định về hóa đơn thương mại là gì, để lập hóa đơn thương mại bạn có thể tham khảo những thông tin chi tiết sau đây:
(1). Letter head
Nhiều công ty có đặt sẵn Letter head có logo công ty trên để in Invoice nhưng thực tế khi in tên cũng như địa chỉ sẽ có những khác biệt so với trường 59 trên L/C, điều này có thể gây ra lỗi chứng từ. Vậy nên, tốt nhất là tự thiết lập Letter Head với Invoice thanh toán L/C. Theo đó, trong Letter Head sẽ lấy thông tin từ trường 59.
(2). Số và ngày Invoice
Thông thường Invoice có thể để tùy tiện một ngày bất kỳ tuy nhiên L/C có quy định ở mục số (3) của trường 47A về chứng từ. Theo đó, tất cả chứng từ bao gồm cả chứng từ vận tải cần phải có ngày phát hành và ngày phát hành mỗi chứng từ không được có trước ngày phát hành L/C. Tóm lại, ngày Invoice trong hóa đơn thương mại là gì? Mục này sẽ được để trong khoảng thời gian đó là:
- Trùng hoặc là sau ngày phát hành L/C.
- Trước ngày xuất trình chứng từ cho ngân hàng và trước ngày mà hết hạn hiệu lực cho L/C.
(3). Beneficiary
Thông tin mục Beneficiary trong hoá đơn thương mại là gì? Theo đó, bạn sẽ copy theo thông tin trường 59. Ngoài thông tin người thụ hưởng, cần có thêm dãy số dài – đây là số tài khoản của người thụ hưởng.
(4). For account & risks of Messrs
Tại mục này, bạn sẽ lấy thông tin từng trường 50, sau đó sao chép lại là hoàn thành.
(5). Port of loading
Thông tin sẽ được lấy từ trường 44 và có quy định ANY TURKISH PORT, tức là không sao chép y nguyên. Thông tin bạn điền cần phải thể hiện được cảng đích danh, lưu ý:
- Không nên thể hiện chỉ có TRABZON, TURKEY mà cần có từ “PORT” vào nữa.
- Thể hiện tên cảng, cần kèm theo địa chỉ tên nước để tránh kooxi chứng từ.
(6). Port of discharge
Thông tin được lấy từ trường 44F và cũng có thông tin lưu ý như mục số 5.
(7). Thể hiện số L/C
Bạn xem tại mục số (4) tại trường 47A và có mục chú ý đó là Tất cả các chứng từ bao gồm cả hối hiếu- nếu có- cần phải thể hiện được số tín dụng. Như vậy, Invoice cũng cần thể hiện được số thư tín dụng được lấy từ trường 20.
Một số L/C sẽ có quy định theo điều này ngay tại mục có quy định về Invoice tại trường 46A và có một số yêu cầu được quy định tại trường 47A. Nhìn chung, khi lập chứng từ, bạn cần nắm chắc hóa đơn thương mại là gì và những quy định về từng loại chứng từ đó tại trường 46A và 47A.
(8). Thể hiện điều kiện giao hàng
Yêu cầu này được đề cập tại mục số 1 trong trường 46 A đó là Hóa đơn thương mại đã ký trong bản gốc và 2 bản copy chỉ định điều khoản giao hàng. .
(9). Mô tả hàng hóa
Mục này bạn sẽ ghi theo trường 45A và cần lưu ý chính xác và chuẩn từng dấu chấm phẩy, gạch chéo, gạch ngang… để tránh bị bắt lỗi.
(10). Đơn giá
Nên bổ sung dựa trên điều kiện giao hàng và incoterms (nếu có) tại phần mục thể hiện đơn giá.
(11). Người thụ hưởng ký tên
Cuối cùng người thụ hưởng sẽ ký tên đóng dấu vào mục này sau khi đã hoàn thành.
7. Các lưu ý cần quan tâm khi viết hóa đơn thương mại
Bên cạnh hiểu về hoá đơn thương mại là gì? Và hóa đơn thương mại có kê khai thuế không, thì bạn cũng cần phải nắm bắt những lưu ý khi viết hóa đơn đó là:
Tránh lầm nhầm hóa đơn thương mại với hóa đơn xuất nhập khẩu
Nhiều người còn băn khoăn về sự khác biệt của hóa đơn xuất nhập khẩu và hóa đơn thương mại là gì? Tham khảo trong bảng sau:
| Hóa đơn thương mại | Hóa đơn xuất khẩu | |
| Khái niệm | Là chứng từ của khâu thanh toán, yêu cầu người mua trả tiền cho người bán theo thông tin đã được ghi trên hóa đơn. | Là hóa đơn sử dụng ở hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan và những trường hợp được xem là xuất khẩu. |
| Nội dung quy định | Những nội dung quy định:
|
Những nội dung quy định:
|
| Mục đích |
|
|
Điền đầy đủ và chính xác thông tin
Bạn cũng cần lưu ý về thông tin hóa đơn thương mại bao gồm những gì, bởi nếu như khai báo không chính xác và thiếu sót thông tin có thể gây ảnh hưởng đến việc thông tin hàng hóa, do đó bạn cần lưu ý tránh mắc những lỗi cơ bản đó là:
- Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng điển hình như FOB hay CIF.
- Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng dựa trên giá giao hàng CIF nhưng chỉ ghi trên hóa đơn theo giá FOB, cũng như không điền chi phí phát sinh khác.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu tuy nhiên ở hóa đơn thương mại chỉ điền giá trị thực thu mà không có thể hiện số tiền chiết khấu.
- Hàng hóa mô tả không rõ ràng, các thông tin yêu cầu bị thiếu, nhiều loại mặt hàng cùng loại được gộp lại với nhau.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải lưu ý hóa đơn thương mại nhập khẩu kết hợp với các chứng từ quan trọng khác như hợp đồng, vận đơn trong khai báo thuế, phí bảo hiểm, thủ tục hải quan… Do đó, các thông tin khi được khai báo phải trùng khớp tuyệt đối với những giấy tờ liên quan khác.
8. Các câu hỏi liên quan đến hóa đơn thương mại
Để giúp hiểu hơn về hoá đơn thương mại là gì, nội dung dưới đây sẽ giải đáp chi tiết nhất cho bạn:
8.1. Thời điểm phát hành Commercial Invoice là khi nào?
Commercial Invoice sẽ được phát hành sau khi gửi hàng đi hoặc sau khi đóng hàng xong vào container. Đây là thời điểm mới cần những thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng… dựa theo đó để làm căn cứ tính tổng hóa đơn.
Tuy nhiên, cũng có khi hóa đơn thương mại được thiết lập trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, và những lần giống nhau không có sự thay đổi về số lượng và về giá. Hoặc người mua thanh toán tiền hàng trước cũng cần thiết lập hóa đơn để giao dịch.
8.2. Sự khác biệt giữa Commercial Invoice và Packing List?
Nếu là người chuyên làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đều dễ dàng phân biệt, nhưng nếu như tiếp xúc lần đầu sẽ để lại nhầm lẫn bởi cả 2 đều do con người phát hành. Hình thức của cả hai loại hóa đơn này đều tương đồng về bên mua, bán, mô tả hàng… Vậy sự khác biệt của Packing List và hóa đơn thương mại là gì?
Về chức năng hóa đơn thương mại sẽ thiên về thanh toán hơn, tập trung và giá trị. Còn Packing List tập trung vào quy cách đóng gói, trọng lượng, dung tích…Hai loại chứng từ này không thay thế cho nhau nhưng một vài trường hợp có thể gộp thành một.
8.3. Hoá đơn thương mại có nhất thiết phải ký không?
Hóa đơn thương mại không nhất thiết phải ký và nếu như có chữ ký cần phải được quy định rõ trong L/C. Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ cũng như các giao dịch khác có trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa có trong hợp đồng hoặc L/C.
8.4. Quy định về chữ ký trên hóa đơn thương mại
Quy định về chữ ký có trong hóa đơn thương mại là gì, theo đó bạn cần phải nắm chắc các quy định sau:
- Bên mua và bên bán phải ký và ghi rõ họ tên, dấu của bên bán (nếu có) cùng ngày tháng năm lập hóa đơn.
- Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, trường hợp thủ trưởng không ký cần phải có đủ giấy ủy quyền của thủ trưởng hoặc cho người khác ký. Có điền đầy đủ thông tin cũng như đóng dấu của tổ chức vào bên trái hóa đơn.
- Chữ ký cần phải được ký bằng bút bi, bút mực, không dùng bút phai màu, bút mực đỏ.
- Chữ ký phải là chữ ký tươi không được dùng dấu hoặc chữ ký khắc sẵn.
- Không sửa chữa hay tẩy xóa chữ ký.
- Cần có sự thống nhất trong chữ ký.
8.5. Hoá đơn thương mại được lập thành mấy bản?
Thông thường, hóa đơn thương mại sẽ được phát hành gồm 1 bản gốc và 2 bản copy, tại các quốc gia khác nhau cũng không hạn chế về số lượng của bản chính.
9. Nhật Minh Express – chuyên gửi hàng đi quốc tế miễn phí làm thủ tục hóa đơn thương mại
Công ty chuyển phát nhanh quốc tế Nhật Minh Express là đơn vị hàng đầu về lĩnh vực logistic, hỗ trợ ship hàng đi Mỹ, đi Hàn Quốc nhanh chóng. Bên cạnh đó, chúng tôi còn triển khai dịch vụ làm hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại chính xác 100%.
Nhật Minh luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ, tư vấn các dịch vụ và thực hiện thay doanh nghiệp những thủ tục cần thiết để thông quan các lô hàng xuất nhập khẩu. Nhờ vậy, sẽ tối ưu thời gian hiệu quả cho doanh nghiệp. Cho dù là lô hàng nhỏ hay những lô hàng lớn đều sẽ được nhân viên chúng tôi săn sóc cẩn thận, xử lý nhanh nếu như có bất cứ phát sinh nào.
Qua những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hoá đơn thương mại là gì và những thông tin liên quan. Nếu như còn bất cứ thắc mắc nào về vấn đề này, hãy liên hệ đến Nhật Minh Express theo số hotline 0937.603.702 để được tư vấn nhanh chóng nhất nhé.
